Bestuur, dienstverlening en veiligheid
Publieke dienstverlening
Inleiding
Gemeentebrede dienstverlening: “Graag gedaan”
Eindhoven is een ambitieuze stad. We bevinden ons in de top van creatieve steden in de wereld, waar het fijn is om te wonen, te leven en te werken. Deze positie willen we vasthouden en versterken. Bij een aantrekkelijke stad hoort een niveau van dienstverlening met eenzelfde ambitie. Gemeentelijke diensten sluiten hierbij altijd aan bij wat onze inwoners en ondernemers willen en verwachten. We werken samen aan de versterking van Eindhoven als een inclusieve, aantrekkelijke, innovatieve en ambitieuze stad. We meten doorlopend de tevredenheid van klanten die contact met ons opnemen (gemeentebrede dienstverlening). Deze input gebruiken wij voor continue verbetering van de dienstverlening.
Publiekscontacten
Publieke dienstverlening richt zich op:
- Uitvoering van wettelijke taken op het gebied van persoonsregistratie, persoonsinformatievoorziening en de daarmee samenhangende productverstrekking en tegengaan van identiteit-, document- en adresfraude.
- Waardebepaling in het kader van de wet Waardering Onroerende Zaken.
- Heffing en inning van gemeentelijke belastingen, waaronder de onroerende zaakbelastingen.
- Gemeentebrede eerstelijns telefoonafhandeling.
- Tevredenheid van klanten over onze dienstverlening.
Wat hebben we bereikt?
Het callcenter heeft een 9* gescoord op klanttevredenheid. Telefoongesprekken worden afgerond met een KTO waar korte vragen over de telefonische dienstverlening gesteld worden. De capaciteit van het callcenter wordt afgestemd op het aanbod zodat er weinig wachttijd is. Daarnaast worden alle medewerkers twee keer per jaar gecoacht en wordt de kwaliteit van het team gemeten.
*Dit betreft een score over de eerste zeven maanden van 2017, aangezien er daarna technische problemen zijn geweest met het meetsysteem. Vanaf eind december is dit probleem verholpen.
Balie en Ontvangst en het digitaal loket hebben in 2017 resp. een 8,9 en 9,0 gescoord op het gebied van klanttevredenheid. Dit is onder andere gerealiseerd door het continu verbeteren van dienstverlening. Feedback over de dienstverlening komt onder andere van klantreizen en analyse van klachten.
Effectindicatoren
Effectindicatoren | Realisatie | Begroting | Realisatie | |
---|---|---|---|---|
2016 | 2017 | 2017 | ||
Gemeentebrede score tevredenheid klanten Callcenter (14040) | 9,3 | ≥ 8 | 9,0 | |
Balie en Ontvangst en het digitaal loket hebben in 2017 resp. een 8,9 en 9,0 gescoord op het gebied van klanttevredenheid. Dit is onder andere gerealiseerd door het continu verbeteren van dienstverlening. Feedback over de dienstverlening komt onder andere van klantreizen en analyse van klachten. | ||||
Score tevredenheid klanten digitaal loket | 8,9 | ≥ 7,5 | 9,0 | |
Score tevredenheid balieklanten | 9 | ≥ 8 | 8,9 | |
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Inzetten op maximale stimulering van de dienstverlening via digitale kanalen met behoud van maatwerk voor kwetsbare groepen. De ontwikkeling van de kanalen telefonie en afspraak houden we daarbij nauwlettend in de gaten (minimale servicelevel is 80%) | |
---|---|
| |
Vanaf 2019 wordt een afname in aantal te verstrekken reisdocumenten verwacht. In 2016 wordt berekend wat de effecten zijn van de aangepaste geldigheidsduur van reisdocumenten. In 2017 wordt een integrale businesscase “Burgerzaken” uitgewerkt. | |
De meerjarige effecten van de reisdocumentendip zijn in kaart gebracht. De mogelijke consequenties voor 2019 en verder worden meegenomen in het proces van de Kadernota 2019-2022/ opbouw van de Programmabegroting 2019-2022. | |
Om klantenvragen in het eerste contact zoveel mogelijk te beantwoorden, onderzoeken we de mogelijkheden voor het ontwikkelen van een kennisbank (verkorte doorlooptijd, minder belasting overige afdelingen). | |
Om zoveel mogelijk klantvragen in het eerste contact te beantwoorden wordt op dit moment een kennisbank geïmplementeerd. | |
Om bezwaarschriften te beperken wordt vooraf met bedrijven de waardenbepaling WOZ toegelicht. | |
2826 niet-woningen (bedrijven) en de corporatie woningen en een aantal andere verhuurde woningen (ca. 50000 woningen) zijn in de toelichting vooraf van de waardebepaling betrokken. Dit betreft meer dan een 1/3 deel van ons bestand van WOZ-objecten. |
Prestatieindicatoren | Realisatie | Begroting | Realisatie | |
---|---|---|---|---|
2016 | 2017 | 2017 | ||
Aandeel telefonische klanten dat binnen 25 sec contact heeft | 84% | 80% | 74% | |
De norm van 80% is in.2017 niet gehaald. Dit komt door een aantal omvangrijke technische storingen. Daarnaast is door het klantcontactcentrum op meerdere vlakken ondersteuning geboden bij opvang van problemen bij andere afdelingen. | ||||
Aandeel via het digitaal loket aangevraagde producten dat binnen 2 werkdagen verstrekt is | 95% | 85% | 94% | |
Aandeel klanten (met afspraak) dat binnen 5 min na afspraaktijd opgeroepen is | 89% | 80% | 84% | |
Wat heeft het gekost?
Exploitatie | Begr.prim. | Begroting | Realisatie | Afwijking |
---|---|---|---|---|
(Bedragen x € 1.000) | 2017 | 2017 | 2017 | 2017 |
Lasten | -12.864 | -13.465 | -13.192 | 273 |
Baten | 61.609 | 62.235 | 64.280 | 2.045 |
Mutaties reserves (- = toevoeging, + = onttrekking) | -151 | -27 | -660 | -633 |
Resultaat | 48.594 | 48.743 | 50.428 | 1.685 |
Toelichting afwijking exploitatie | Lasten | Baten | Toev / onttr reserves | Afwijking | Struc - tureel |
---|---|---|---|---|---|
Opbrengsten Begraafplaatsen | 30 | -212 | -182 | N | |
Vanaf 2015 kan men grafrechten voor 5 jaar afkopen (in plaats van 10 of 20 jaar). Dit betekent dat er in 2016-2019 minder inkomsten binnenkomen. | |||||
Opbrengsten Reisdocumenten | -284 | 540 | 256 | N | |
Door een aantrekkende economie zijn er meer reisdocumenten aangevraagd. Tevens komt dit doordat in 2011 de ID kaarten gratis/goedkoper waren dan per 1-1-2012, het gevolg hiervan is in 2017 ook nog merkbaar. Het voordeel op de baten heeft tevens geleid tot meer afdrachten. | |||||
Opbrengsten Rijbewijzen | -80 | 183 | 103 | N | |
Eind 2006 zijn de nieuwe rijbewijspasjes ingevoerd, waardoor de "papieren" rijbewijzen eerder werden vernieuwd dan de officiële geldigheidsduur van 10 jaar. Het gevolg hiervan is in 2017 ook nog merkbaar. En tevens zijn de effecten merkbaar van een aantrekkende economie en in het bijzonder in de transportsector. Het voordeel op de baten heeft tevens geleid tot meer afdrachten. | |||||
Leges uittreksels en overige producten | -25 | 173 | 148 | N | |
Door een aantrekkende economie zijn er meer documenten aangevraagd (onder andere VOG's en RNI uittreksels). Het voordeel op de baten heeft tevens geleid tot meer afdrachten. | |||||
Voordeel ICT kosten | 311 | 311 | N | ||
Door (tijdelijke) technische beperkingen, slimme oplossingen en uitgestelde wetgeving zijn de kosten lager dan geraamd. | |||||
Opbrengsten Registratie niet-ingezetenen (RNI) | -8 | 79 | 71 | N | |
Er zijn meer balies geopend , hierdoor is het bereik groter geworden en zijn er meer inschrijvingen gerealiseerd. De personele consequenties zijn opgevangen in het totale personeelsbestand. | |||||
Klant Contact Centrum | 237 | -147 | 90 | N | |
Er zijn minder kosten op inhuur gerealiseerd als gevolg van het op en afschalen binnen het KCC. De lagere realisatie op de inkomsten zijn gecompenseerd met lagere kosten. | |||||
Verkiezingen | 63 | -63 | N | ||
Invordering belastingen | 52 | 52 | N | ||
OZB 2016 en oudere jaren | -378 | -378 | N | ||
Naar aanleiding van gegronde bezwaarschriften OZB zijn aanslagen uit voorgaande jaren verlaagd. | |||||
Toeristenbelasting | 718 | -718 | N | ||
Het aantal overnachtingen is hoger dan begroot onder meer door toenemende belangstelling voor Eindhoven door toeristen en zakelijke markt. De meeropbrengsten worden conform de besluitvorming (Raadsdossier 12R4988) gestort in de reserve city marketing, toerisme, recreatie en evenementen. | |||||
OZB 2017 | 859 | 859 | N | ||
Meeropbrengsten OZB 2017 (+1,65% afwijking op de begroting) door minder verminderingen en vernietigingen van aanslagen dan verwacht. | |||||
Baten Precario Kohieren | 102 | 102 | N | ||
Verminderingen en vernietigingen van aanslagen heeft zich minder voorgedaan. | |||||
Graag Gedaan | -147 | 147 | N | ||
Het programma graag gedaan is in de zomer van 2017 geïntegreerd met de gemeentebrede bedrijfsvoering door de start van het programma 'Basis op orde, graag gedaan. In de tweede helft van het jaar is het programma geïntensiveerd, vooral op personele inzet. De extra uitgave voor het project Graag Gedaan is gedekt door de beschikbare middelen binnen de reserve "Graag Gedaan". | |||||
Indirecte sector kosten | 211 | 211 | N | ||
De doorbelaste kosten betreffen voornamelijk de personele lasten welke op totaalniveau zijn toegelicht in de betreffende paragraaf. | |||||
Landelijke Aanpak Adreskwaliteit | |||||
Extra uitgaven en extra inkomsten vanuit het project Landelijke Aanpak Adreskwaliteit. | -30 | 85 | 55 | N | |
Overig | -5 | -9 | -14 | N | |
Totaal | 273 | 2.045 | -634 | 1.684 |