We hebben het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers geprofessionaliseerd, zodat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel en effectief aan de slag kunnen. Er is geïnvesteerd in gesprekken met medewerkers ondersteund door workshops groeifeedback. Leidinggevenden hebben deelgenomen aan een pilottraining gespreksvoering 2.0. Nieuwe uitgangspunten voor leiderschap gericht op zelforganisatie zijn vastgesteld. Op het gebied van diversiteit is met betrekking tot onze werving en selectie een aantal stappen gezet: 1. de vacatureteksten zijn gedurende 2017 steeds meer diversiteitsproof geworden. 2. Er is een objectief scoreformulier voor selectie ontwikkeld. 3. Linked-in pagina is diversiteitsproof. 4 Fotomateriaal (werving, vacatures) is diversiteitsproof. |
ICT-oplossingen te bieden die bijdragen aan society-building: big data, camera’s, digitaal dienstverleningsplatform, smart city (VRI en regie op glasvezel). |
We hebben een nieuw Open Data Portaal in gebruik genomen, waarop nu zo’n 60 data sets zijn gepubliceerd. Met de Data Classificatie en Inventarisatie Eindhoven (DICE-en) is een goed overzicht beschikbaar; hiernaast is er een proces en tooling beschikbaar om alle data sets te blijven DICE-en en publiceren. We hebben onze kennis en ervaringen gedeeld op lokaal, regionaal, nationaal en Europees niveau met (semi)-overheids- en kennisinstellingen, start-ups, het MKB en grotere bedrijven (deels in publiek-private samenwerkingen) en (last but not least) de samenleving, onder andere gedurende de Dutch Technology en Design Events. In het Eindhoven Urban Data Center gaan we verder om de (hobbelige) weg naar een human data gedreven organisatie te vereffenen, bijvoorbeeld door specialistische data (science) kennis (van onder andere CBS, TU/e DSC/e, JADS, Fontys) te koppelen aan onze ‘eigen’ analisten en een gezamenlijk domein/sector-overstijgend inzicht te krijgen. |
sociaal duurzaam ondernemen: realiseren van de people visie op corporate sociale responsibility en bijbehorende eisen met betrekking tot social return en PSO op te nemen in onze nieuwe inkoopcontracten. |
In al onze aanbestedingen nemen we de eisen en voorwaarden voor Social return mee. Eind 2017 is de beleidsnotitie Social Return Zuidoost Brabant vastgesteld door het bestuur, die geldt voor veel gemeentes in zuidoost Brabant. Doel is om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te geven op werk of ontwikkelingsmogelijkheden. |
expertise te ontwikkelen op langer gezond blijven werken, mede gezien de vergrijzing, verschuiving van de pensioenleeftijd en goed werkgeverschap. |
Het generatiepact is de medewerkers aangeboden. Gerichte maatregelen zijn genomen daar waar het ziekteverzuim extra hoog was. Bovendien zijn er in de organisatie maandelijkse besprekingen over verzuimcijfers gehouden. Daarbij zijn de behoeftes in beeld gebracht en er is ondersteuning aangeboden. De implementatie van een verzuimmodule is voorbereid. Het verzuimpercentage is van 5,7% in 2016 gedaald tot 5,4% in 2017. Dat percentage kan en moet nog lager. |
begin 2017 te onderzoeken welke belemmeringen er zijn voor verschillende (etnische) groepen m.b.t. onze organisatie, en deze belemmeringen gericht weg te nemen zodat we dichterbij onze ambitie komen een inclusieve organisatie te zijn. |
U bent in 2017 geïnformeerd over het onderzoek ‘Naar een inclusieve organisatie van de Gemeente Eindhoven Verbeterruimte in de instroom en in de verticale doorstroom van diverse medewerkers’ van dhr. Siebers. Op het gebied van diversiteit is met betrekking tot onze werving en selectie een aantal stappen gezet: 1. De vacatureteksten zijn gedurende 2017 steeds meer diversiteitsproof geworden. 2. Er is een objectief scoreformulier voor selectie ontwikkeld. 3. De Linked-in pagina is diversiteitsproof. 4. Het fotomateriaal (werving, vacatures) is diversiteitsproof. |
duurzaamheid: realiseren Klimaatplan, door specifieke eisen te stellen aan duurzaamheid in inkoopcontracten, een actieve rol te nemen in de implementatie van Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen en verduurzamen van woon-verkeer en zakelijk km. |
Bedrijfsvoering wil graag energie-neutraal worden. Dat geldt ook voor de huisvesting van onze ambtenaren. In het contract Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen (SVGG) is daarom breed ingezet op duurzaamheid op alle aspecten van the natural step. In 2017 hebben we daarvan een aantal zaken (deels) gerealiseerd zoals: duurzaam renoveren Stadhuistoren en duurzaam ontwerp Stadhuis (aanleg WKO, isolatie, zonnepanelen, nestkasten, hergebruik materiaal, social return, enzovoort). Om ervaring op te doen, om tot gedragsbeïnvloeding te komen bij medewerkers en om feitelijk CO2 uitstoot te verminderen bij het woon-werkverkeer zijn vier pilots opgezet. Deze pilots kennen uiteenlopend succes en zijn geëvalueerd. |
de mobiliteitsopgave voortkomend uit route 2014 in de eerste helft van 2017 af te ronden. |
Per 1 januari 2017 waren er nog 55 boventalligen. Hiervoor is in 2017 een oplossing gevonden, waardoor de als gevolg van Route 2014 ontstane mobiliteitsopgave per 31/12/2017 is afgerond. De resterende financiële opgave, die kan ontstaan door afwijkingen ten opzichte van de aannames die ten grondslag liggen aan de berekening van de hoogte van de betreffende voorziening, dekken we via de personele begroting (exploitatie). |
versterking en vernieuwing van werving&selectie door onder andere een wervend verhaal over Eindhoven te maken, breder inzetten van de Hiring Journey en andere vernieuwende concepten. |
Er is een start gemaakt met een vernieuwde werving & selectie methode, zoals hiring journeys, speeddates, actieve inzet van LinkedIn, inzet van casuïstiek bij diverse trajecten en er is een draaiboek nieuwe vacatures opgeleverd. |
doorlopende leerlijnen in onze organisatie te realiseren en als werkgever deel te nemen in het stedelijk netwerk “Een leven lang leren” (Roadmap Educatie). |
We willen talenten aan ons binden en ontwikkelen middels een continue ontwikkeltraject van sleutelfunctionarissen. Jonge mensen zijn op tijdelijke basis aangenomen en bij goed functioneren krijgen ze een vast dienstverband. Als ontwikkellijn zijn we gestart met leiderschap gericht op zelforganisatie voor leidinggevende functies. Bovendien maken we deel uit van het netwerk 'Een leven lang leren'. In 2017 is geïnventariseerd hoe elke organisatie in het netwerk omgaat met de vraag van leven lang leren (visie). |
inrichten van een talent hub waar inzicht in de ontwikkeling van werk, banen en “vacatures” enerzijds en de ontwikkeling van medewerkers anderzijds bij elkaar komen. |
De talenthub is ingericht. Van daaruit geven we inzicht in vacatures (in- en extern) via PINO (intranet van de gemeente). Er zijn 180 vacatures geweest. In totaal zijn 118 'vrijwillige' kandidaten begeleid in hun ontwikkeling binnen eigen werk en naar ander werk. Het sociaal jaarverslag geeft aanvullende info inzake in- door- en uitstroom. |
crowd-sourcing in te zetten. |
We hebben de mogelijkheid van het inzetten van het netwerk (onder andere LinkedIn) van bestaande medewerkers voor het werven van nieuwe medewerkers meer benut. |
medewerkers te stimuleren “hybride” te zijn, om netwerken te verbreden en talenten te ontdekken |
Een aantal medewerkers is onder andere op basis van detachering extern werkzaam waarmee zij talenten, die binnen de eigen functie niet direct behoeven te worden aangewend, kunnen benutten. Tevens is met vijf jonge talenten invulling gegeven aan het Superhelden- en Brammersprogramma, waarbij flexibele inzet binnen de gemeente én bij andere overheden hoofddoel is. |
ten behoeve van de groei van beheerorganisatie naar regieorganisatie op ICT-gebied bijbehorende competenties van medewerkers te ontwikkelen, strategische personeelsplanning toe te passen en jong talent te scouten op ICT-events. |
In 2017 hebben we veel aandacht gegeven aan de ontwikkeling van de competenties van onze medewerkers. De regieorganisatie is hierbij geen doel op zichzelf. Het gaat over de ontwikkeling van competenties die nu en in de toekomst nodig zijn. Daar waar we regie willen voeren en minder eigen uitvoering doen begeleiden we onze medewerkers naar deze nieuwe rol. Middels stages, BBL overeenkomsten, aanwezigheid op open dagen, samenwerking met Fontys en TUe geven we jonge mensen talent een kijkje in de gemeentelijke ICT wereld waardoor we ook een interessante werkgever worden voor jong talent dat op de arbeidsmarkt komt. |
aanbieden van stage en BBL-leerplekken. |
In het schooljaar 2016-2017 hebben 191 stagiaires van MBO- en HBO-niveau een stageplaats bekleed; bij MVS-Sport waren er dat 112. Naast deze reguliere stageplaatsen wordt er gebruik gemaakt van de mogelijkheid van een snuffelstage. Gemeentebreed waren er 7 BBL-ers actief. Voor wat betreft de taalstages zijn binnen het SD een aantal Eindhovense vergunningshouders uitgenodigd om met verschillende colleges een dagdeel mee te lopen. |
modernisering van ons werkgeverschap, door onder meer strategische en levensfase bewuste personeelsplanning, verjonging van de organisatie en inzet van technologie. |
De regeling Generatiepact is aangeboden aan medewerkers van 62 jaar en ouder, zodat ruimte ontstaat voor het versneld aannemen van jongere medewerkers. We hebben het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers geprofessionaliseerd, zodat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel en effectief aan de slag kunnen. Voor aantallen zie het Sociaal Jaarverslag. |
deelname aan traineeship De Toekomst van Brabant met 13 Traineeplaatsen. |
24 Trainees (12 op jaarbasis) hebben het trainee-programma gevolgd onder de regie van "De toekomst van Brabant". |
jong talent aan te trekken in de vorm van onder meer het BRAM-concept en het superhelden-programma. |
In 2017 is met vijf jonge talenten invulling gegeven aan het Superhelden- en Brammersprogramma, waarbij flexibele inzet binnen de gemeente en bij andere overheden hoofddoel is. |
het opleidingsaanbod verder te ontwikkelen, door o.a. een netwerk te bouwen van formele en informele leiders in de organisatie, nieuwe leervormen, in company webtrainingen, trainingen heldere taal, samenspraak trainingen en presentatietrainingen. |
De opleidingswijzer ten behoeve van eerste half jaar 2018 is vastgesteld. In de digitale leeromgeving ligt de focus op online leren, maar bestaan ook nog steeds de mogelijkheden in de klassikale omgeving. Tevens is er de mogelijkheid tot blended leren (zowel online als klassikaal). |
verdergaande standaardisering en flexibilisering van de ICT infrastructuur om een breder aanbod van ICT dienstverlening aan derden mogelijk te maken (integratie server, storage en netwerkcomponenten). |
In 2017 hebben we een nieuw gestandaardiseerd verwerkingsplatform geïmplementeerd voor opslag en verwerking. De netwerkaanbesteding loopt, er is een dual datacenter ingericht op de High Tech Campus, er zijn al ruim 40 VRI's vervangen en het glasvezelnetwerk is uitgebreid waardoor we steeds meer zaken eenvoudig kunnen aansluiten etc. Flexibilisering en het bieden van een continue, veilige oplossing heeft verder in elk project de aandacht. |
implementatie van aanvullende ICT beveiligingsmaatregelen in lijn met Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) en houden van de jaarlijkse audit privacybeleid. |
In 2017 is een GAP analyse uitgevoerd en zijn de te nemen beveiligingsmaatregelen geprioriteerd, welke in 2018 procesmatig ontworpen en geïmplementeerd worden door de chief information security officer (CISO). |
het realiseren van Cloudbeleid en Software as a Service (Saas)-oplossingen. |
In 2017 is het gemeentelijk cloudbeleid vastgesteld. In 2017 zijn een aantal SAAS oplossingen aangeschaft en geïmplementeerd. |
het realiseren van de eerste versie van een big data platform (INTELL). |
We zijn begonnen met het architectuurontwerp voor een big data platform. |
ontwikkeling naar Datagedreven HR: data over personeel en organisatie vertalen naar daarop gebaseerde informatie en beleid. |
Een stagiair heeft middels de methodiek van HR-analytics het proces 'inwerken nieuwe medewerkers' nader geanalyseerd. Dit als eerste aanzet om aan HR-analytics verder structureel invulling te geven. |
doorontwikkeling van de in 2016 ingerichte digitale leeromgeving als tool voor organisatie-, team-, en individuele ontwikkeling: vanaf eind 2016 hebben alle medewerkers 24/7 toegang tot digitaal leeraanbod. |
De opleidingswijzer ten behoeve van eerste half jaar 2018 is vastgesteld. In de digitale leeromgeving ligt de focus op online leren, maar bestaan ook nog steeds de mogelijkheden in de klassikale omgeving. Tevens is er de mogelijkheid tot blended leren (zowel online als klassikaal). |
onze medewerkers te trainen in digitale vaardigheden. |
In 2017 hebben de voorbereidingen en de implementatie plaatsgevonden, zodat de Digitale Leeromgeving begin 2018 beschikbaar zal komen. |
via het programma “Graag Gedaan” de dienstverlening zo te verbeteren dat we de vriendelijkste gemeente van Nederland worden. |
In 2017 is de focus op de dienstverlening verstevigd door de ‘van buiten naar binnen benadering’ door te zetten door middel van de inzet van klantreizen. In totaal zijn er vijftien klantreizen. In 2017 zijn zes klantreizen doorlopen en daarmee de behoeften vanuit de inwoner/ondernemer in kaart gebracht. De implementatie van deze wensen is deels volbracht en een deel loopt door in 2018. Het bevragen van de inwoners is een continue proces en vraagt een constante focus naar buiten door in gesprek te gaan én te blijven met de inwoner/ondernemer. De output van de klantreizen is de content van MijnApp en zal door dit continue proces steeds verder ontwikkeld worden. |
gemeentelijke gebouwen open te stellen voor ontmoeting en samenwerking, onder meer door de visie op catering te realiseren en door experimenten zoals Meet@cityhall. |
De visie op catering wordt conform planning opgesteld. Het initiatief Meet@Cityhall heeft in 2017 geen gevolg gekregen, dit vanwege de aanstaande aanpassingen in de stadhuislaagbouw en omdat de initiatiefnemers niet de benodigde financiering hebben kunnen realiseren. |
onze presentatie online (webpresence) te vernieuwen en beter, gemakkelijker en relevanter te maken voor bezoekers. |
In juli 2017 is de compleet vernieuwde website www.eindhoven.nl live gegaan. Een website die de vraag van de bezoeker centraal stelt en dus niet de informatie die wij als gemeente willen zenden. We hebben ruim een jaar lang gemonitord naar wat voor een type informatie een bezoeker op www.eindhoven.nl zoekt. We hebben de site voor live-gang door diverse doelgroepen laten testen. Op basis van deze info is de nieuwe site ontwikkeld. De inwonersenquête geeft aan dat 48% de website duidelijker en overzichtelijker vindt dan de oude website en dat de info sneller wordt gevonden. 38% ziet weinig verschil of weet niet of ze de nieuwe website beter vinden. 10% geeft aan nog steeds moeite te hebben om de info te vinden. Kortom, de huidige site is een stap vooruit, maar er zijn nog voldoende verbeterpunten. |
digitale) samenwerkingsvoorzieningen te realiseren om interne communicatie, kennisdeling en samenwerking te faciliteren. |
Naast verbetering van onze externe website (zie punt hiervoor) zijn we ook bezig met de doorontwikkeling van het intranet (vervanging PINO). |
medewerkers te trainen helder te communiceren en te participeren in digitale en sociale platforms. |
Er zijn 58 trainingen Heldere taal basis en 12 trainingen Heldere taal dossier schrijven gevolgd. |
multidisciplinaire teams te vormen met de gebruikers van onze bedrijfsvoering in de business voor een betere en snellere afstemming en samenwerking. |
In het Sociaal Domein zijn multidisciplinaire teams gevormd. Op de begane grond van Marcado (gebouw Sociaal Domein) vindt deze samenwerking veelal plaats. |
actief bij te dragen aan een lokaal en landelijk CIO platform. |
De gemeente is lid en draagt actief bij aan de dialoog en samenwerking in lokale en landelijke CIO samenwerkingsplatforms. |
deel te nemen aan collectiveringsinitiatieven met andere gemeenten (onder meer ICT-Coöperatie, landelijke inkoopinitiatieven). |
De gemeente is mede oprichter en lid van de ICT coöperatie Beware, draagt actief bij aan gezamenlijke landelijke inkoopinitiatieven van VNG/KINg en zoekt de samenwerking met andere gemeenten waar zinvol en mogelijk. |
(informele)netwerken zichtbaar te maken via events en social media . |
Er zijn verschillende prestentaties gegeven in het land, onder andere over onze ICT-coöperatie Beware. |
concept “Flying trainees & Flying colleagues” intensiever te benutten en te verkennen of dit verbonden kan worden aan gelijksoortige initiatieven in de stad, zoals bv de Impulsgroep Eindhoven. |
De eerste lichting trainees 2017 heeft 3 en de tweede lichting trainees 2017 5 opdrachten uitgevoerd; totaal 8 opdrachten in 2017. Het verbinden aan gelijksoortige initiatieven in de stad heeft geen prioriteit gehad in 2017. |
redesign van de P&C cyclus. |
Het proces 'maandelijks analyseren' is opgezet, zodat gedurende het jaar een actueel beeld beschikbaar is van de financiële situatie van de gemeente Eindhoven. Daarnaast is de aanbesteding van het planning en control informatiesysteem (LIAS) afgerond en heeft verdere implementatie plaatsgevonden. |
designdenken en andere vernieuwende werkwijzen zoals scrummen, gaming, hackatons en fast track in de organisatie gemeengoed maken. |
Er is een inventarisatie gedaan naar alle vernieuwende werkwijzen en daarbij is gekeken naar de juiste implementatievoorwaarden per werkwijze. Een tweede designer is aangenomen speciaal verantwoordelijk voor het trainen in designdenken. |
opgavegericht werken en -sturen in te richten en scherper te prioriteren op alle niveaus. |
Via de programmeertafels (gemeentebrede strategische tafel en de tactische tafels in de domeinen) wordt opgavegericht werken vorm gegeven samen met het Ruimtelijk Domein, het Sociaal Domein en het Veiligheidsdomein. De sector Economie en Cultuur is ook vertegenwoordigd aan deze tafels. |
zo min mogelijk Eindhovense regels te hanteren en gebruik te maken van landelijke kaders (onder meer landelijke cao, geen eigen inkoopregels die strenger zijn dan landelijke rechtmatigheidsregels). |
In 2017 is een nieuwe CAO tot stand gekomen. De uitgangspunten van deze CAO sluiten aan bij de ingezette lijn van uniformering van arbeidsvoorwaarden (wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren). Hiermee wordt geanticipeerd op de civiele CAO die voor gemeente ambtenaren zal gaan gelden vanaf 2020. Ten aanzien van de inkoopregels is de kaderstelling voor rechtmatig inkopen geactualiseerd door middel van een vernieuwd inkoop- en aanbestedingsbeleid, geënt op wet- en regelgeving en maatschappelijke doelen van de gemeente. |
verbeteren inkoopfunctie in 2,5 jaar t.b.v. rechtmatigheid, doelmatigheid en innovatief inkopen d.m.v. herdefinitie inkoopverantwoordelijkheid, verbeteren inkoopprocessen, stuurinformatie, contractadministratie, contractmanagement en beheer(+inhuur) |
Gedurende het jaar 2017 is het lead buyer concept verder geïmplementeerd in de organisatie. Daarnaast is heeft er een de verdere professionalisering van de inkoopafdeling plaatsgevonden gestart dit zal in 2018 verder worden gecontinueerd. Door een start te maken met de implementatie van invoering van het IOS systeem worden de inkoopprocessen vereenvoudigd. |
voortzetten deelname aan Vensters voor bedrijfsvoering om onze kwaliteit te verbeteren en overheadkosten terug te brengen (uitgedrukt in kosten/inwoner). |
Deelname aan Vensters voor Bedrijfsvoering (VVB) is in 2017 gecontinueerd. Met VVB vindt vergelijking van de prestaties met andere (deelnemende) gemeentes plaats en wordt bijgedragen aan de verbeterstappen naar efficiëntere en effectieve bedrijfsvoering en dienstverlening. In december heeft er een overleg plaatsgevonden met de commissie Analyse Begroting en Verantwoording (ABV) over de KPI's voor bedrijfsvoering. Op basis van de paragraaf bedrijfsvoering begroting 2018 en de Venters voor bedrijfsvoering (die jaarlijks worden opgeleverd) zijn vervolgens KPI's gepresenteerd. |
woordvoering, beleids- en projectcommunicatie in te zetten voor al onze prioritaire maatschappelijke opgaven. |
Alle projecten (bijvoorbeeld in het sociaal- en ruimtelijk domein of op het gebied van economie en veiligheid) met impact in de stad of daarbuiten zijn communicatief begeleid. Aan de hand van een communicatie-aanpak vindt interactie met doelgroepen en andere stakeholders plaats. Dat gebeurt bijvoorbeeld via de media, onze eigen gemeentelijke kanalen, nieuwsbrieven/wijkinfo's, persoonlijke brieven, bewonersavonden, brainstorm- en klankbordsessies et cetera. |
realtime presentatie van heldere managementinformatie. |
Via Cognos (informatiesysteem) worden deels realtime koppelingen gelegd met de onderliggende systemen, zoals het financieel systeem (Decade). Op dit gebied moeten nog grote stappen gezet worden. Onder andere op het gebied van personele informatie. Daarnaast is de 'Buurtmonitor' verder ontsloten (hoewel deze informatie niet realtime is, geeft de buurtmonitor een veelheid aan informatie welke bij beleidsvorming kan worden betrokken). |
doorontwikkeling van ons ICT planningsinstrumentarium om strategische ontwikkelingen te vertalen naar heldere resultaten. |
ICT ontwikkelingen worden in samenspraak met sectoren en domeinen geprioriteerd aan de strategische bedrijfsvoeringstafel. Vervolgens worden deze uitgewerkt in projectopdrachten en werkplannen. Tactische prioritering en uitwerking in concrete planningen vindt plaats in afstemming tussen sector, CIO en I&B. In 2017 zijn we gestart met een domeingerichte aanpak De uitvoeringscapaciteit van I&B is verdeeld over de domeinen. Binnen deze verdeelde capaciteit heeft het domein maximaal invloed op de uitvoeringsplanning. |
permanente verbetering van onze processen en onze organisatie. |
De kernprocessen van de sector P&O zijn uitgewerkt en beschreven. Daarnaast is het programma De Basis op Orde gestart met onder meer het in kaart brengen van het processenhuis. Prioriteit is gegeven aan de processen in het Sociaal Domein en daarnaast is veel aandacht besteed aan de inkoopprocessen en informatiebeveiliging. |
nieuwe ICT oplossingen op een agile manier met partners en medewerkers te ontwikkelen. |
We ontwikkelen in het Sociaal Domein met een scrumteam op een agile wijze nieuwe ICT oplossingen, zoals een nieuw subsidiesysteem. Deze nieuwe manier van werken heeft ons veel geleerd en ook veel tijd gekost. Voor de digitale dienstverlening ontwikkelen we op deze wijze een nieuwe mobiele app. |
releasematig wijzigingen in de ICT-infrastructuur en software te implementeren waardoor minder storingen ontstaan. |
Door een programmatische aanpak geven we vorm en inhoud aan de continuïteitsvraagstukken op de korte, midden lange en lange termijn. In 2017 implementeren we wijzigingen in de ICT infrastructuur en software middels periodieke releases. Deze worden op basis van afstemming met de sectoren geprioriteerd en in samenhang getest waardoor de beschikbaar van onze ICT voorzieningen zoveel mogelijk wordt gegarandeerd. Daarnaast zijn we bezig met de tijdige vervanging van onze hardware om daarmee de continuïteit te waarborgen. |
Op diverse plekken zijn met pilots geëxperimenteerd. |