De bedrijfsvoering van de gemeente Eindhoven kenmerkt zich door tweebenigheid. Enerzijds levert bedrijfsvoering in gelijkwaardig partnerschap ondersteuning aan het primair proces om de opgaven van de stad te realiseren. Anderzijds heeft bedrijfsvoering een verantwoordelijkheid vanuit specialisme en vakmanschap voor de continuïteit en de ontwikkeling van onze organisatie tot een compacte, flexibele, wendbare, effectieve, efficiënte, duurzame en toekomstbestendige organisatie: een moderne overheid die de juiste dingen op het juiste niveau en met de juiste partners weet te doen.

Samen met het primair proces werkten we in 2017 aan de opgaven van de stad en werkten we steeds meer opgavengericht. Daarnaast investeerden we in de ontwikkeling en continuïteit van onze organisatie. Daarbij stond en staat onze organisatie financieel en capacitair onder druk. In 2017 hebben we verbeteringen in gang gezet om onze basis op orde te brengen voor wat betreft financiële beheersbaarheid en robuustheid, rechtmatigheid en doelmatigheid en doeltreffendheid. Zo hebben we verbeterslagen gemaakt in het proces van maandafsluitingen, hebben we stappen gezet om onze inkoop te professionaliseren en hebben we ook geïnvesteerd in informatieveiligheid en privacy. Deze verbeterstappen hebben een meerjarig karakter. In de managementletter heeft de accountant aangegeven dat versnelling noodzakelijk is en verbeterslagen nog onvoldoende zichtbaar (toetsbaar) zijn. Dat is onderkend en op de belangrijkste thema’s worden de stappen/mijlpalen en hun voortgang specifiek gevolgd. Daarnaast is extra capaciteit ingezet voor de verbetering van de bedrijfsvoering in het sociaal domein.

We hebben in 2017 de toetsing van onze gegevensverwerkingen voortgezet en maatregelen genomen om te voldoen aan wettelijke vereisten. Technologie is de motor van veel kansen tot verandering en biedt ons – door slim gebruik van onder meer big data en open data - kansen taken en processen anders, goedkoper, efficiënter en met meer impact uit te voeren en bij te dragen aan een Smart Society.

Deze verantwoording volgt de opzet zoals die in de begroting 2017 is opgenomen, zodat een vergelijk kan worden gemaakt op realisatie van de doelstellingen. Deze opzet gebruiken we inmiddels niet meer omdat deze toch een wat versnipperd beeld geeft. Voor komende jaren zullen we hier focus op de belangrijkste thema’s terug laten komen.

Informatiebeveiliging

Met de VNG resolutie ‘Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente’ van november 2013 hebben gemeenten afgesproken om de informatiebeveiliging op orde te krijgen en te houden. Een van de afspraken in de resolutie draagt de gemeente op om in het jaarverslag een aparte (sub-)paragraaf over informatiebeveiliging op te nemen in de paragraaf Bedrijfsvoering. Met deze paragraaf verantwoordt het college van burgemeester en wethouders zich aan de gemeenteraad over informatiebeveiliging in brede zin.

Informatiebeleid, doelstellingen en afspraken
De belangrijkste doelstellingen voor de gemeente Eindhoven waren voor 2017:

Extra aandacht hebben voor informatiebeveiliging en privacy, enerzijds op basis van de bevindingen van de Rekenkamercommissie in haar onderzoek naar informatiebeveiliging en privacy in het sociaal domein in 2016. Anderzijds omdat digitalisering niet alleen kansen met zich meebrengt, maar grotere afhankelijkheid van digitale systemen en data vraagt ook meer aandacht voor de beveiligings- en privacyaspecten daarvan. Zowel in technische als procesmatige zin en zowel operationeel, tactisch als strategisch. Daarom wilde de Gemeente Eindhoven in 2017 een stevige slag maken om compliant aan de BIG te worden en te anticiperen op de Europese richtlijnen rondom data en privacy die vanaf 2018 in wetgeving verankerd is.
Om betrouwbare en continue dienstverlening mogelijk te maken heeft de Gemeente Eindhoven de interne ICT systemen vervangen, deze zijn verdeeld over twee locaties en de data wordt nu deels automatisch weggeschreven op beide locaties, zodat er een verbeterslag heeft plaatsgevonden met betrekking tot de redundantie van het netwerk.
Daarnaast heeft de Gemeente Eindhoven de ENSIA-verantwoording voor de eerste maal moeten uitvoeren. ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking en eenmalige IT-audit. In 2017 zaten DigiD en SUWInet in de scoop van de IT audit.
ENSIA (= Eenduidige Normatiek Single Information Audit) helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG (= Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) met inbegrip van de specifieke normen over informatiebeveiliging in wet- en regelgeving.

Algemeen beeld en resultaten afgelopen periode
Eind 2017 is een eigen fulltime Chief Information Security Officer (CISO) geworven voor het vormgeven van het informatiebeveiligingsbeleid en het inrichten van een governance structuur op het gebied van informatiebeveiliging. Tot eind 2017 is de functie noodgedwongen op parttime basis vervuld middels inhuur. Er is met behulp van externe expertise een GAP analyse uitgevoerd op de stand van zaken met betrekking tot de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) en zijn de nog te nemen beveiligingsmaatregelen cq verbeteringen geprioriteerd, welke in 2018 procesmatig ontworpen en geïmplementeerd worden door de CISO. Daarnaast is er gewerkt aan beveiligingsbewustzijn.

Beheersmaatregelen informatie beveiliging
Een overzicht van de belangrijkste maatregelen die bijdragen aan het realiseren van onze doelstellingen:

In 2018 zal de actualisering van het informatiebeveiligingsbeleid worden afgerond welke de basis zal vormen voor de verdere governance van informatiebeveiliging binnen de Gemeente Eindhoven. Naast de technische maatregelen, zoals een vulnerability scanner, security information and event management (SIEM) oplossing, de onder eigen regie uit te voeren penetratietesten, waarmee de eigen systemen worden gecontroleerd op kwetsbaarheden die kunnen worden uitgebuit om zodoende ongeautoriseerde toegang te krijgen.
Op velerlei manieren is de bewustwording voor informatiebeveiliging en privacy vergroot. Zowel via onze algemene communicatie via ons intranet (PINO) als via individuele en gezamenlijke sessies. Ook gericht op afzonderlijke doelgroepen. Zo hebben een 80-tal specifiek daarbij betrokken medewerkers in het kader van het project dataclassificatie workshops gevolgd op het gebied van open data, privacy en informatiebeveiliging. Daarnaast is door de Hack-me-please sessies met verschillende partners aan de bewustwording gewerkt. Binnen het sociaal domein is een extra inspanning geleverd op het gebied van bewustwording met workshops (ruim 130 deelnemers), lezingen, communicatie via werkoverleggen, mail en ludieke acties.
Met de uitvoering van onze GAP-analyse weten we precies waar we staan met onze informatiebeveiliging, op basis daarvan is een plan van aanpak gemaakt. Dat er nog veel werk is te verzetten met het op orde brengen van de basis is evident. Met het aanstellen van een CISO en het projectmatig opzetten van de uit te voeren werkzaamheden voortvloeiend uit de GAP-analyse zal informatiebeveiliging en ook privacy de komende periode de nodige aandacht krijgen.
Het toetsen van de effectiviteit van de maatregelen zal in eerste instantie met de zelfevaluatie van de ENSIA-tool geschieden, uiteraard aangevuld met de audits op het gebied van SUWInet en DigiD. In de loop van 2018 zullen ook andere instrumenten tegen het licht worden gehouden die het niveau van informatiebeveiliging en privacybescherming binnen de Gemeente Eindhoven naar een hoger niveau moeten tillen.

Incidenten
Het melden van datalekken is per 1 januari 2016 verplicht op grond van de Wet meldplicht datalekken. Sinds 1 juni 2016 is de FG (Functionaris Gegevensbescherming) verantwoordelijk voor het beoordelen of een datalek een datalek persoonsgegevens is en het beoordelen of er wel of niet een melding bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) gedaan moet worden en of de betrokkene geïnformeerd moet worden.
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij de organisatie zonder dat dit de bedoeling van de gemeente is. Maar niet alleen het vrijkomen (lekken) van persoonsgegevens, ook de onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens is een datalek. Om goed te kunnen voldoen aan de meldplicht datalekken is een intern proces vastgelegd dat regelmatig wordt aangepast aan de praktijk.
Er is een mailbox meldpuntdatalekken@eindhoven.nl opengesteld. De FG beheert de mailbox en controleert dagelijks. Na februari 2018 zal opnieuw naar de rolverdeling bij het proces gekeken worden in overleg met de CISO. De FG houdt een intern register voor de datalekken bij en beheert ook de achterliggende dossiers. Indien de AP bij de gemeente een onderzoek doet zijn deze gegevens beschikbaar. In 2017 zijn 297 datalekken gemeld bij de FG. Van deze 297 datalekken zijn er 52 gemeld bij de AP. Van 297 datalekken staan er op dit moment (21 februari 2018) nog 35 op niet afgehandeld.
Voor wat betreft incidenten met betrekking tot informatiebeveiliging wordt er ook een register bijgehouden, daarbij is over 2017 op te maken dat de meeste incidenten zich voordoen met spam/virussen.

Meerjarenperspectief
Na het dichten van de Gaps voortvloeiend uit de GAP-analyse op de BIG, zal er vanuit de CISO een geactualiseerd informatiebeveiligingsbeleid worden uitgerold, waarin verantwoordelijkheden en rollen staan beschreven. Het daadwerkelijk laten landen in de organisatie en het verder vergroten van de bewustwording zal nog de nodige tijd in beslag nemen. Daarnaast zal er een geactualiseerde security en privacy governance structuur binnen de organisatie moeten worden opgezet inclusief PDCA (plan, do, check, act) waarmee de structurele borging in de organisatie wordt gerealiseerd.

Bedrijfsvoering

1. Schaalsprong 300.000+

Bedrijfsvoering heeft bijgedragen aan ...

		Versterken ruimtelijke kwaliteit gekoppeld aan klimaat en gezondheid, door:
het project Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen (SVGG).
De hoofddoelstelling van het project SVGG is als volgt omschreven: Het, onder een sluitende Business Case, realiseren van duurzame ambtelijke huisvesting in het stadshart van Eindhoven, gegeven de transformatie naar ‘het nieuwe werken’, qua gebouwinrichting(en) en werkwijze(n). In 2017 is een start gemaakt met de uitvoering van het project. Naast het onderdeel ambtelijke huisvesting maken diverse andere projecten deel uit van het SVGG, bijvoorbeeld duurzaamheid, onderhoud enzovoort. Onderdeel van het project is de lopende renovatie van de stadhuistoren.
een databank op te bouwen op basis van metingen in de stad en open data van derden te benutten ter verbetering van onze processen.
We hebben we een nieuw Open Data Portaal in gebruik genomen, waarop nu zo’n 60 data sets zijn gepubliceerd. Met de Data Classificatie en Inventarisatie Eindhoven (DICE) is een goed overzicht beschikbaar; hiernaast is er een proces en tooling beschikbaar om alle data sets te blijven DICE-en en publiceren.
een bijdrage te leveren aan het opstellen en realiseren van het Klimaatplan (onder meer reductie CO2-uitstoot) en een energie-neutrale bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering wil graag energie-neutraal worden. Dat geldt ook voor de huisvesting van onze ambtenaren. In het contract Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen (SVGG) is daarom breed ingezet op duurzaamheid op alle aspecten van the natural step. In 2017 hebben we daarvan een aantal zaken (deels) gerealiseerd zoals: duurzaam renoveren Stadhuistoren en duurzaam ontwerp Stadhuis (aanleg WKO, isolatie, zonnepanelen, nestkasten, hergebruik materiaal, social return, enzovoort).
		Meer mensen aan het werk door:
verplichte audit PSO, gericht op behoud trede 2 voor onze organisatie.
In plaats van behoudt van PSO-trede 2 heeft de gemeente Eindhoven de trede 3 behaald. Gemeente Eindhoven is de enige van de 100.000+ gemeenten die deze hoogste trede heeft bereikt. We tonen hiermee aan kansen te creëren voor mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie.
onderzoek naar mogelijkheden van jobcarving in het kader van PSO.
In 2017 zijn 35 personen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie werkzaam bij de gemeente Eindhoven; hiervan zijn 11 personen gedetacheerd vanuit Ergonbedrijven.
werkervaringsplaatsen aan te bieden en via Talent hub en inzet recruiter talent te werven.
in 2017 waren er zeven mensen werkzaam op een werkervaringsplaats. Met een werkervaringsplaats heb je de mogelijkheid om binnen de gemeente werkervaring op te doen, aan persoonlijke leerdoelen te werken en je CV te versterken. Een werkervaringsplaats is onbetaald met behoud van uitkering.
werklozen op te leiden in Big Data, vanuit het principe dat we wat we ontwikkelen voor onze medewerkers ook kunnen aanbieden aan de stad.
De gemeente heeft succesvol opgetreden als launching customer van Fontys. Boventalligen en eigen medewerkers zijn opgeleid in Big Data. Vanwege budgettaire redenen is afgezien van het opleiden van werklozen in Big Data.
		Sport door:
ontwikkeling e-diensten MVS, E-ticketing, online reserveren sportlocaties en e-facturatie. Verbinding met vastgoed voor registratie verhuurlocaties.
Reserverings-/ facturatiesysteem Recreatex 2.0 is uitgevoerd om de basis op orde te brengen. Het is wachten is op het uitwerkingsplan van de Sportvisie, want dat plan bepaalt de prioriteiten en het beschikbare geld om de bovengenoemde activiteiten uit te voeren.
een digitaal sportloket te realiseren.
Met de implementatie van nieuwe software hebben we de basis gelegd voor een digitaal sportloket.
		Implementatie Roadmap licht, door
een databank op te bouwen op basis van metingen in de stad.
In 2017 zijn er in drie wijken overleggen geweest georganiseerd door Philips/Heijmans om op te halen wat belangrijk is in die wijken. Op basis van die input wordt er een vervolgtraject gepland. Voor de ring wordt een andere aanpak gevolgd waarbij ook het meten van het verkeer een belangrijk onderdeel is.
beheer en contractmanagement ten aanzien van de Roadmap goed in te richten en te borgen.
Beheer en contractmanagement is onderdeel van het vervolgtraject. Bij elke fase wordt hier aandacht aan besteed.
		Meedoen/maatschappij participatie en versterken zelfredzaamheid, door:
oplossingen te ontwikkelen om zorg digitaal te ontsluiten.
Het is belangrijk dat burgers tevreden zijn over professionele hulpverlening. Het doel van de in 2017 gelanceerde Steunwijzer (http://eindhoven.steunwijzer.nl) is om inwoners een nadrukkelijke stem te geven in de hulp- en zorgverlening die wordt ingekocht. Goede informatievoorziening vanuit de gemeente is daarvoor cruciaal. Steunwijzer werkt vanuit de transparante samenwerking tussen hulpverleners, inwoners en de verwijzer. Het totaalaanbod van hulp- en zorgverleners wordt eenvoudig gepresenteerd in begrijpelijke taal en is eenvoudig in gebruik. Medewerkers binnen wijkteams krijgen via Steunwijzer snel inzicht in organisaties die inwoners kunnen ondersteunen bij specifieke problematieken. Ook is er meteen inzicht in de tevredenheid over een bepaalde dienstverlening en de kosten die het met zich meebrengt. Bovendien is er ruimte voor maatwerk binnen het gecontracteerde aanbod.
competenties van medewerkers te ontwikkelen in het kader van gebiedsgericht werken, “Maak ‘t mee” en maatschappelijke initiatieven gericht op een inclusieve samenleving en meedoen.
Door in twee pilotprojecten leren, meedoen en investeren centraal te stellen, zijn knelpunten voor vernieuwing in de organisatie geïdentificeerd. De oplossingen voor deze knelpunten uit de pilots zijn geïmplementeerd in de organisatie(-ontwikkeling): Door meer aanwezigheid is er meer geleerd over wat er speelt in de stad. Op het gebied van bewonersinitiatieven is een storytellingstraining ingebracht in de organisatie. Er zijn filmpjes gemaakt die werken aan bewustwording over wensen van bewoners. Er is een trainingsmodule ‘gebiedsgerichte ambtenaar’ opgezet.
wat we van de burger vragen ook van onze medewerkers te vragen:we stimuleren zelfredzaamheid, middels HR-gesprekken, groeifeedback, management development, cocreatie(medezeggenschap) en interventies op gezonde leefstijl, mentale veerkracht en employ.
Er is geïnvesteerd in gesprekken met medewerkers, ondersteund door workshops groeifeedback. Leidinggevenden hebben deelgenomen aan een pilottraining gespreksvoering 2.0. Nieuwe uitgangspunten voor leiderschap gericht op zelforganisatie zijn vastgesteld. Op het gebied van gezonde leefstijl zijn activiteiten ontplooid betreffende bewegen, voeding en ontspanning.
		Binnenstad door:
te experimenteren met ontmoeting in de stad, middels meet@cityhall en dergelijke.
Meet@cityhall heeft in 2017 geen vervolg gehad. De gemeente heeft in de Week van de Samenwerking ambtenaren in contact gebracht met organisaties in de stad om het thema samenwerken op de kaart te zetten.
te stimuleren dat medewerkers werken waar het werk is: in de (binnen)stad.
Plaats en tijdonafhankelijk werken is goed ingericht, zodat werken bij partners in de stad mogelijk is.
principes en architectuur te ontwikkelen voor ICT in de stad.
Op basis van eerdere opgestelde spelregels rondom data gebruik in openbare ruimte en digitale infrastructuur, heeft Eindhoven samen met Amsterdam vier hoofdprincipes ontwikkeld voor beter begrip van en voorwaarden voor het gebruik van de digitale infrastructuur van de stad. Deze spelregels zijn inmiddels geadopteerd van ons nationale digitale steden programma en door veel andere Nederlandse steden ondergeschreven, waaronder Nijmegen, Tilburg, Breda, Den Bosch en Helmond. De spelregels maken ook deel van het NL Smart City strategie traject met G5. VNG pakt het nu op om het landelijk als richtlijn uit te zetten en te verwerken in specifieke afspraken in lokaal beleid. In samenwerking met VNG, G5 en een aantal kennisinstellingen en bedrijven zijn we in een NEN SAG SC Urban Platform op weg naar een Nederlandse Praktijkrichtlijn op dit gebied. Hiernaast hebben we onze spelregels op alle niveaus in onze Europese netwerken en H2020 projecten ingebracht.
		Bereikbaarheid/smart mobility door:
bij de doorontwikkeling van cameratoezicht het mogelijk te maken verkeersstromen in beeld te brengen en te reguleren.
Bij de aanbesteding van cameratoezicht is deze mogelijkheid uitgevraagd aan de marktpartijen/leveranciers. Gebleken is dat er binnen de context van deze aanbesteding onvoldoende mogelijkheden waren om invulling te geven aan het reguleren van verkeersstromen.
technische voorwaarden voor crowd control bij evenementen te realiseren.
In 2017 is (ondermeer in het Living Lab Stratumseind) verder gewerkt aan het ontwikkelen van geautomatiseerde agressie-detectie, bewegingsanalyse (hurding etc.), m2 tellingen en bezoekerstellingen. Tevens is door middel van het inzetten van Designing Out Crime uitgangspunten (inrichting straat, aanbrengen 'zachte' atributen) het gevoel van veiligheid van bezoekers toegenomen. Samenwerking is gezocht (en gevonden) met CityBeacons (Eindhoven 274) op het gebied van data-exchange ten behoeve van crowdcontrol en het plaatsen van berichten op de videovlakken. Vanuit het Living Lab is een werkende versie van de Fiware-architektuur ontwikkeld, die voldoet aan onze gemeentelijk vastgestelde uitgangspunten rondom data, sensoring en IoT (Internet of Things). Tevens is gestart met een gezamenlijke werkgroep met de Autoriteit Persoonsgegevens, Binnenlandse Zaken en enkele andere steden om de smart-city ontwikkelingen ook qua ethiek en wetgeving in de pas te laten lopen. De ontwikkelde crowd control wordt bij een event als Koningsdag ingezet.
parkeren slimmer te maken middels inzet van ICT en data.
Op dit moment is de basis gelegd voor slim parkeren door een deel van de keten van parkeren aan te besteden en te implementeren.
verduurzaming woon-werkverkeer en zakelijke kilometers door in samenwerking met medewerkers pilots te ontwikkelen om hen te verleiden op een duurzame wijze naar hun werk te komen.
Om ervaring op te doen, om tot gedragsbeïnvloeding te komen bij medewerkers en om feitelijk CO2 uitstoot te verminderen bij het woon-werkverkeer zijn vier pilots opgezet. Deze pilots kennen uiteenlopend succes en zijn geëvalueerd.

Bedrijfsvoering

2. Acteren als 5e stad

Bedrijfsvoering heeft bijgedragen aan ...

		Versterking economische kracht en (inter-)nationale zichtbaarheid, door:
versterking van de zichtbaarheid van Eindhoven op de arbeidsmarkt (website, linkedin, trainees Toekomst van Brabant) door implementatie nieuwe arbeidsmarktcommunicatie.
Er is een start gemaakt met verbetering van de zichtbaarheid van de gemeente Eindhoven op de arbeidsmarkt middels de volgende items: LinkedIn careerpage, nieuw beeldmateriaal, searchmogelijkheden, correspondentie sollicitanten aangepast, format vacatureteksten, mogelijkheid om open sollicitaties in te sturen, aanzet nieuwe website, aanzet verbetering info op website, aanzet social media strategie. Bovendien hebben 24 trainees (12 op jaarbasis) het trainee-programma gevolgd onder de regie van 'De toekomst van Brabant'.
te laten zien wat we in de stad realiseren via perscontacten, eigen communicatiemiddelen, werkbezoeken, contacten met inwoners en andere doelgroepen.
Alle projecten (bijvoorbeeld in het sociaal- en ruimtelijk domein of op het gebied van economie en veiligheid) met impact in de stad of daarbuiten zijn communicatief begeleid. Aan de hand van een communicatie-aanpak vindt interactie met doelgroepen en andere stakeholders plaats. Dat gebeurt bijvoorbeeld via de media, onze eigen gemeentelijke kanalen, nieuwsbrieven/wijkinfo's, persoonlijke brieven, bewonersavonden, brainstorm- en klankbordsessies et cetera.
		Vernieuwende samenwerking en vergroten van slagkracht en uitvoeringskracht door:
versterken van ons opdrachtgeverschap bij softwareontwikkeling door deelname aan collectieve inkoop en ontwikkeling met onder andere VNG/KING.
We hebben in 2017 meegedaan aan de voorbereiding van nieuwe collectieve aanbestedingen voor licenties en telefonie. Verder hebben we het initiatief genomen voor de gezamenlijke inkoop van diensten op het gebied van informatiebeveiliging. Dit initiatief is overgenomen door VNG/KING.
oprichting van ICT Coöperatie BeWare.
In 2017 is de ICT coöperatie Beware formeel opgericht door de Gemeente Eindhoven en de Gemeenschappelijke Regeling samenwerking Boxtel-Sint Michielsgestel.
duidelijke online managementinformatie op verschillende niveaus (ambtelijk en bestuurlijk).
Het maandelijkse dashboard (managementinformatie) is verbeterd (onder andere maandelijkse prognose van de personeelskosten). Helaas is de management informatie nog niet op het gewenste niveau en zal in 2018 verder opgepakt worden.
stellen van heldere prioriteiten.
Gezien de situatie in het Sociaal Domein heeft dat in 2017 de hoogste prioriteit gekregen. Het afgelopen jaar zijn er ongeveer 10 medewerkers vanuit Bedrijfsvoering vrijgemaakt om het Sociaal Domein te ondersteunen.
onze processen permanent te verbeteren (prioriteit ICT en inkoop).
Onder het programma professionalisering gemeentebrede inkoopfunctie wordt het gehele inkoopproces, inclusief de bijdrage van alle betrokkenen in de procesketen, doorgelicht en stapsgewijs verbeterd waarbij de door de accountant gesignaleerde verbeterpunten (te weten: een sluitend contractregister, verplichtingenadministratie en prestatiecontrole) leidend zijn. Daarbij wordt de volgende prioriteitsstelling aangehouden: 1) verbeteren rechtmatigheid, 2) verbeteren doelmatigheid en 3) verbeteren doeltreffendheid. In 2017 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd: De inkopende organisatie is ingedeeld naar zes marktsegmenten, elk onder leiding gesteld van een lead buyer. De lead buyers werken samen aan de inkoopontwikkeling in een tenderboard, ondersteund en gecoördineerd door een CPO. De kaderstelling voor rechtmatig inkopen is geactualiseerd door middel van een vernieuwd inkoop- en aanbestedingsbeleid, geënt op wet- en regelgeving en maatschappelijke doelen van de gemeente. Binnen de budgettaire mogelijkheden is de inkoopformatie versterkt om contractmanagement en inkopen op strategisch niveau te versterken. In 2017 is een actieplan voor maatschappelijk verantwoord inkopen opgeleverd en bijgedragen aan de ontwikkeling van een nieuwe inkoopstrategie voor het sociaal domein. Implementatie van een inkoopondersteunend systeem voor contract- en verplichtingenregistratie, bestellen en factuurafhandeling, factuurafhandeling (P2P). Het inhuurproces is inmiddels geïmplementeerd en met de invoering van contracten en bestelprocessen van bedrijfsvoering is een begin gemaakt. Aan de hand van gegevensgerichte controle per crediteur wordt jaarlijks de rechtmatigheid van bestedingen onderzocht. De controle 2016 heeft geleid tot verscherpte richtlijnen voor de procedurekeuze van aanbesteden, vastgelegd in het I&A-beleid en door de lead buyers geïmplementeerd. Door middel van spend-analyse wordt ondoelmatigheid van opdrachtverlening naar marktpartijen opgespoord, wat heeft geleid tot enkele nieuwe aanbestedingsinitiatieven. In 2018 wordt deze lijn van werken verder versterkt. De transitie van een gegevensgerichte controle op de beheersing van het inkoopproces naar een procesgerichte controle vergt een formalisatie en standaardisatie van processen. In 2017 is hiermee een begin gemaakt door middel van een inkoophandboek en een contractmanagementhandboek. Professionalisering staat en valt met verdere kennisopbouw en samenwerking. Hiertoe zijn twee vakgroepen opgericht: één voor inkopen en aanbesteden en een tweede voor contractmanagement. De accountant controleert het inkoopproces op basis van een onderzoek van alle crediteuren met een totaalbedrag aan bestedingen van € 300.000 of meer en door een steekproefonderzoek onder de crediteuren met een lager totaalbedrag. Er is één crediteur in de steekproef aangetroffen waarvan de bestedingen niet voldoen aan de Europese regelgeving. Dit is een duidelijke verbetering ten opzichte van voorgaande controlejaren, zeker als in aanmerking wordt genomen dat de betreffende crediteur ook al in 2016 als onrechtmatig is aangemerkt en deze fout in 2017 niet kon worden opgelost door een zgn. ‘vendor-lock-in’. Dit probleem, ontstaan in voorgaande jaren, speelt ook bij ca. 50% van de grote crediteuren die als onrechtmatig zijn aangemerkt. Het draagt ertoe bij dat het volume aan financiële onrechtmatigheid over de jaren heen helaas niet significant is gedaald en ook de komende jaren langzamer daalt dan gewenst. Bemoedigend is echter dat van de enkele in 2017 ontstane gevallen van onrechtmatigheid de helft al in het boekjaar zelf kon worden opgelost.
		Brainport City
met ICT-kennis, -advies en -projecten bij te dragen aan een Smart Society (o.m. glasvezel, aanbesteding VRI ).
Het glasvezelnetwerk is uitgebreid waardoor we steeds meer zaken eenvoudig kunnen aansluiten. Er zijn inmiddels 40 verkeersregelinstallaties (VRI's) aangesloten op het netwerk. In dit kader is er een data-classificatie traject gerealiseerd, waarbij de gegevens van alle ICT applicaties zijn geclassificeerd.

Bedrijfsvoering

3. Gastvrij, zorgzaam en toekomstbestendig

Bedrijfsvoering heeft bijgedragen aan ...

		Jeugd, door:
arbeidsplaatsen te creëren die specifiek voor jonge talenten zijn, zoals bijvoorbeeld het superheldenprogamma.
In 2017 is met vijf jonge talenten invulling gegeven aan het Superhelden- en Brammersprogramma, waarbij flexibele inzet binnen de gemeente en bij andere overheden hoofddoel is.
		Omgevingswet door:
de ICT voorzieningen voor de Omgevingswet voor te bereiden en in te richten conform landelijke standaarden.
Er is een inventarisatie gemaakt van de ICT voorzieningen die worden geraakt door de Omgevingswet. De landelijke standaarden zijn nog in ontwikkeling dus de voorbereiding en inrichting kan pas starten in 2018.
medewerkers op te leiden voor de Omgevingswet.
Diverse HR-adviseurs hebben deelgenomen aan bijeenkomsten over de Omgevingswet. In het programmaplan is een spoor Mens en Organisatie (1 van de 4 programmalijnen) opgenomen met relevante aandachtsvelden met betrekking tot HR in relatie tot de Omgevingswet.
het DIV-proces (archief) aan te passen aan de Omgevingswet.
De DIV-processen worden aangepast aan de standaard landelijke structuur. Deze landelijke structuur is tot stand gekomen in overleg met KING. Over de implementatie van deze landelijke structuur binnen onze organisatie vindt overleg plaats. Hiermee worden de DIV-processen compatibel gemaakt voor de Omgevingswet.
		Versterking economische kracht en (inter) nationale zichtbaarheid door:
versterking van de zichtbaarheid van Eindhoven op de arbeidsmarkt (website, linkedin, trainees Toekomst van Brabant) door implementatie nieuwe arbeidsmarktcommunicatie.
Er is een start gemaakt met verbetering van de zichtbaarheid van de gemeente Eindhoven op de arbeidsmarkt middels de volgende items: LinkedIn careerpage, nieuw beeldmateriaal, searchmogelijkheden, correspondentie sollicitanten aangepast, format vacatureteksten, mogelijkheid om open sollicitaties in te sturen, aanzet nieuwe website, aanzet verbetering info op website, aanzet social media strategie. Bovendien hebben 24 Trainees (12 op jaarbasis) het trainee-programma gevolgd onder de regie van 'De toekomst van Brabant'.
te laten zien wat we in de stad realiseren via perscontacten, eigen communicatiemiddelen, werkbezoeken, contacten met inwoners en andere doelgroepen.
Alle projecten (bijvoorbeeld in het sociaal- en ruimtelijk domein of op het gebied van economie en veiligheid) met impact in de stad of daarbuiten zijn communicatief begeleid. Aan de hand van een communicatie-aanpak vindt interactie met doelgroepen en andere stakeholders plaats. Dat gebeurt bijvoorbeeld via de media, onze eigen gemeentelijke kanalen, nieuwsbrieven/wijkinfo's, persoonlijke brieven, bewonersavonden, brainstorm- en klankbordsessies et cetera.
		Vluchtelingen door:
statushouders met voldoende competenties een leerstage aan te bieden in onze organisatie (onder meer ICT).
Er is één statushouder bij ICT ondergebracht.
		Zorg bieden aan mensen die het nodig hebben door:
ICT-voorzieningen te leveren in het zorgdomein ten behoeve van efficiency-verbetering, waaronder het WIJ-portaal.
Ketenintegratie was een van de belangrijke speerpunten In 2017 om de efficiency in het zorgdomein te verbeteren. In dit kader zijn een aantal belangrijke stappen gezet, welke tevens als basis dienen om de komende jaren verder door te ontwikkelen. Er is een gemeentelijke servicebus geïmplementeerd en verder uitgebouwd, welke dient om volledig geautomatiseerd informatie uit te wisselen en handmatig werk te beperken. De servicebus maakt het mogelijk om interne systemen en systemen van ketenpartners snel en flexibel met elkaar te koppelen. Er zijn koppelingen gerealiseerd om het gecontracteerde zorgaanbod over meerdere systemen geautomatiseerd te synchroniseren (Negometrix, Suite voor Werk en inkomen, Steunwijzer en WIJportaal). De koppelingen met systemen voor de zorgaanbieders zijn verder geoptimaliseerd, zodat uitval in het proces geminimaliseerd wordt. De koppeling tussen het WIJportaal en Suite is verder doorontwikkeld, zodat ook bestellingen voor Jeugdproducten en Participatie automatisch bij de administratie van de gemeente aankomen. De voorbereidingen om de Snelbalie in te zetten als middel om aanvragen volledig geautomatiseerd (inclusief beoordelen en beschikken) af te handelen zijn afgerond en de implementatiefase is gestart. De nieuw aanbesteding van het WIJ-portaal en daarmee de verdere doorontwikkeling van de functionaliteiten van Wij Eindhoven, is niet gelukt.
in onze organisatie zelf gastvrij en zorgzaam te zijn en te werken aan toekomstbestendigheid. Wat we zelf zijn, kunnen we uitdragen naar de stad.
We hebben het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers geprofessionaliseerd, zodat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel en effectief aan de slag kunnen. Op het gebied van diversiteit is met betrekking tot onze werving en selectie een aantal stappen gezet: 1. de vacatureteksten zijn gedurende 2017 steeds meer diversiteitsproof geworden. 2. Er is een objectief scoreformulier voor selectie ontwikkeld. 3. Linked-in pagina is diversiteitsproof. 4 Fotomateriaal (werving, vacatures) is diversiteitsproof.
		Duurzaam financieel gezond door:
redesign van de P&C cyclus en inrichting van de begroting 2018 conform wettelijke wijzigingen BBV.
Inrichting van de begroting conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) heeft plaatsgevonden. In de begroting 2018 is hiertoe onder andere de indeling gewijzigd van de begroting/verantwoording per collegeproduct naar begroting/verantwoording per taakveld. De beheersing van de begroting van het Sociaal Domein is nog niet op orde. Gezien de financiële situatie hebben we daar veel extra inzet geleverd. Het effect ervan zal pas in de komende jaren optreden.
realtime presentatie van managementinformatie in een toegankelijk, transparant en aantrekkelijk dashboard.
Heel 2017 is maandelijks het dashboard met bedrijfsvoeringsonderdelen zoals ziekteverzuim, personeelskosten, formatie t.o.v. bezetting, tijdig afhandelen van facturen en uitnutting van budgetten aangeleverd en besproken in de Directieraad (DR) en Directeuren Sectorhoofden Overleg (DSO).
deel te nemen aan werkgroepen van Vensters voor bedrijfsvoering voor een betere vergelijking van bedrijfsvoeringskosten tussen 100.000+ gemeenten.
Vanuit Eindhoven is er een leerkring opgestart met drie themagroepen. In deze leerkring nemen zeven 100.000+ gemeenten (gemeenten met meer dan 100.000 inwoners) deel. Op verzoek van de leerkring past KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten) Vensters voor bedrijfsvoering aan. Naast verhelderende definities betreft dit met name een verdieping op de verschillende ICT-onderdelen om de vergelijking te kunnen verbeteren. In december heeft er een overleg plaatsgevonden met de commissie Analyse Begroting en Verantwoording (ABV) over de KPI's voor bedrijfsvoering. Op basis van de paragraaf bedrijfsvoering begroting 2018 en de Venters voor bedrijfsvoering (die jaarlijks worden opgeleverd) zijn vervolgens KPI's gepresenteerd.
onze meerjaren-investeringsplanning ICT te herijken om meer financiële ruimte voor innovatie te creëren en beter aan te sluiten bij de strategische informatie- en ICT agenda.
In 2017 hebben we de meerjareninvesteringsplanning herijkt en is er financiële ruimte gekomen voor onder andere informatiebeveiliging en privacy (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG))
inrichting van dynamische personeelsplanning inclusief aandacht voor verjonging en kennisoverdracht.
De managementteams van de verschillende sectoren doen ieder voor zich aan personeelsplanning. Met Dynamische Personeelsplanning hebben we hieraan een impuls gegeven en een aanpak voorbereid die vanaf 2018 organisatiebreed toegepast kan worden.
in samenwerking met het consortium SVGG te komen tot efficiënt gebruik van het benodigd minimum aantal m2 voor ambtelijke huisvesting.
De hoofddoelstelling van het project Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen (SVGG) is: Het, onder een sluitende Business Case, realiseren van duurzame ambtelijke huisvesting in het stadshart van Eindhoven, gegeven de transformatie naar ‘het nieuwe werken’, qua gebouwinrichting(en) en werkwijze(n). In 2017 is, conform planning, de stadhuistoren vrijwel geheel gerenoveerd. Gefaseerd zal verhuizing van het stadskantoor naar Mercado, NRE en Stadhuistoren plaatsvinden. De huur van het stadkantoor wordt beëindigd. Gedurende 2017 zijn de 4e en 5e etage van het stadskantoor verhuurd geweest aan een externe partij en zijn deze etages onttrokken aan de ambtelijke huisvesting.

Bedrijfsvoering

4. De Building Blocks

We hebben de organisatie verder ontwikkeld door.....

		Society Building. We willen midden in de samenleving staan en onze verantwoordelijkheid nemen, door
voor onze medewerkers gastvrij en zorgzaam te zijn en te werken aan een toekomstbestendige organisatie. Wat we voor de stad doen, doen we ook voor onze medewerkers en andersom.
We hebben het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers geprofessionaliseerd, zodat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel en effectief aan de slag kunnen. Er is geïnvesteerd in gesprekken met medewerkers ondersteund door workshops groeifeedback. Leidinggevenden hebben deelgenomen aan een pilottraining gespreksvoering 2.0. Nieuwe uitgangspunten voor leiderschap gericht op zelforganisatie zijn vastgesteld. Op het gebied van diversiteit is met betrekking tot onze werving en selectie een aantal stappen gezet: 1. de vacatureteksten zijn gedurende 2017 steeds meer diversiteitsproof geworden. 2. Er is een objectief scoreformulier voor selectie ontwikkeld. 3. Linked-in pagina is diversiteitsproof. 4 Fotomateriaal (werving, vacatures) is diversiteitsproof.
ICT-oplossingen te bieden die bijdragen aan society-building: big data, camera’s, digitaal dienstverleningsplatform, smart city (VRI en regie op glasvezel).
We hebben een nieuw Open Data Portaal in gebruik genomen, waarop nu zo’n 60 data sets zijn gepubliceerd. Met de Data Classificatie en Inventarisatie Eindhoven (DICE-en) is een goed overzicht beschikbaar; hiernaast is er een proces en tooling beschikbaar om alle data sets te blijven DICE-en en publiceren. We hebben onze kennis en ervaringen gedeeld op lokaal, regionaal, nationaal en Europees niveau met (semi)-overheids- en kennisinstellingen, start-ups, het MKB en grotere bedrijven (deels in publiek-private samenwerkingen) en (last but not least) de samenleving, onder andere gedurende de Dutch Technology en Design Events. In het Eindhoven Urban Data Center gaan we verder om de (hobbelige) weg naar een human data gedreven organisatie te vereffenen, bijvoorbeeld door specialistische data (science) kennis (van onder andere CBS, TU/e DSC/e, JADS, Fontys) te koppelen aan onze ‘eigen’ analisten en een gezamenlijk domein/sector-overstijgend inzicht te krijgen.
sociaal duurzaam ondernemen: realiseren van de people visie op corporate sociale responsibility en bijbehorende eisen met betrekking tot social return en PSO op te nemen in onze nieuwe inkoopcontracten.
In al onze aanbestedingen nemen we de eisen en voorwaarden voor Social return mee. Eind 2017 is de beleidsnotitie Social Return Zuidoost Brabant vastgesteld door het bestuur, die geldt voor veel gemeentes in zuidoost Brabant. Doel is om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te geven op werk of ontwikkelingsmogelijkheden.
expertise te ontwikkelen op langer gezond blijven werken, mede gezien de vergrijzing, verschuiving van de pensioenleeftijd en goed werkgeverschap.
Het generatiepact is de medewerkers aangeboden. Gerichte maatregelen zijn genomen daar waar het ziekteverzuim extra hoog was. Bovendien zijn er in de organisatie maandelijkse besprekingen over verzuimcijfers gehouden. Daarbij zijn de behoeftes in beeld gebracht en er is ondersteuning aangeboden. De implementatie van een verzuimmodule is voorbereid. Het verzuimpercentage is van 5,7% in 2016 gedaald tot 5,4% in 2017. Dat percentage kan en moet nog lager.
begin 2017 te onderzoeken welke belemmeringen er zijn voor verschillende (etnische) groepen m.b.t. onze organisatie, en deze belemmeringen gericht weg te nemen zodat we dichterbij onze ambitie komen een inclusieve organisatie te zijn.
U bent in 2017 geïnformeerd over het onderzoek ‘Naar een inclusieve organisatie van de Gemeente Eindhoven Verbeterruimte in de instroom en in de verticale doorstroom van diverse medewerkers’ van dhr. Siebers. Op het gebied van diversiteit is met betrekking tot onze werving en selectie een aantal stappen gezet: 1. De vacatureteksten zijn gedurende 2017 steeds meer diversiteitsproof geworden. 2. Er is een objectief scoreformulier voor selectie ontwikkeld. 3. De Linked-in pagina is diversiteitsproof. 4. Het fotomateriaal (werving, vacatures) is diversiteitsproof.
duurzaamheid: realiseren Klimaatplan, door specifieke eisen te stellen aan duurzaamheid in inkoopcontracten, een actieve rol te nemen in de implementatie van Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen en verduurzamen van woon-verkeer en zakelijk km.
Bedrijfsvoering wil graag energie-neutraal worden. Dat geldt ook voor de huisvesting van onze ambtenaren. In het contract Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen (SVGG) is daarom breed ingezet op duurzaamheid op alle aspecten van the natural step. In 2017 hebben we daarvan een aantal zaken (deels) gerealiseerd zoals: duurzaam renoveren Stadhuistoren en duurzaam ontwerp Stadhuis (aanleg WKO, isolatie, zonnepanelen, nestkasten, hergebruik materiaal, social return, enzovoort). Om ervaring op te doen, om tot gedragsbeïnvloeding te komen bij medewerkers en om feitelijk CO2 uitstoot te verminderen bij het woon-werkverkeer zijn vier pilots opgezet. Deze pilots kennen uiteenlopend succes en zijn geëvalueerd.
		Talent Building. We willen talenten aan de organisatie binden en ontwikkelen, door
de mobiliteitsopgave voortkomend uit route 2014 in de eerste helft van 2017 af te ronden.
Per 1 januari 2017 waren er nog 55 boventalligen. Hiervoor is in 2017 een oplossing gevonden, waardoor de als gevolg van Route 2014 ontstane mobiliteitsopgave per 31/12/2017 is afgerond. De resterende financiële opgave, die kan ontstaan door afwijkingen ten opzichte van de aannames die ten grondslag liggen aan de berekening van de hoogte van de betreffende voorziening, dekken we via de personele begroting (exploitatie).
versterking en vernieuwing van werving&selectie door onder andere een wervend verhaal over Eindhoven te maken, breder inzetten van de Hiring Journey en andere vernieuwende concepten.
Er is een start gemaakt met een vernieuwde werving & selectie methode, zoals hiring journeys, speeddates, actieve inzet van LinkedIn, inzet van casuïstiek bij diverse trajecten en er is een draaiboek nieuwe vacatures opgeleverd.
doorlopende leerlijnen in onze organisatie te realiseren en als werkgever deel te nemen in het stedelijk netwerk “Een leven lang leren” (Roadmap Educatie).
We willen talenten aan ons binden en ontwikkelen middels een continue ontwikkeltraject van sleutelfunctionarissen. Jonge mensen zijn op tijdelijke basis aangenomen en bij goed functioneren krijgen ze een vast dienstverband. Als ontwikkellijn zijn we gestart met leiderschap gericht op zelforganisatie voor leidinggevende functies. Bovendien maken we deel uit van het netwerk 'Een leven lang leren'. In 2017 is geïnventariseerd hoe elke organisatie in het netwerk omgaat met de vraag van leven lang leren (visie).
inrichten van een talent hub waar inzicht in de ontwikkeling van werk, banen en “vacatures” enerzijds en de ontwikkeling van medewerkers anderzijds bij elkaar komen.
De talenthub is ingericht. Van daaruit geven we inzicht in vacatures (in- en extern) via PINO (intranet van de gemeente). Er zijn 180 vacatures geweest. In totaal zijn 118 'vrijwillige' kandidaten begeleid in hun ontwikkeling binnen eigen werk en naar ander werk. Het sociaal jaarverslag geeft aanvullende info inzake in- door- en uitstroom.
crowd-sourcing in te zetten.
We hebben de mogelijkheid van het inzetten van het netwerk (onder andere LinkedIn) van bestaande medewerkers voor het werven van nieuwe medewerkers meer benut.
medewerkers te stimuleren “hybride” te zijn, om netwerken te verbreden en talenten te ontdekken
Een aantal medewerkers is onder andere op basis van detachering extern werkzaam waarmee zij talenten, die binnen de eigen functie niet direct behoeven te worden aangewend, kunnen benutten. Tevens is met vijf jonge talenten invulling gegeven aan het Superhelden- en Brammersprogramma, waarbij flexibele inzet binnen de gemeente én bij andere overheden hoofddoel is.
ten behoeve van de groei van beheerorganisatie naar regieorganisatie op ICT-gebied bijbehorende competenties van medewerkers te ontwikkelen, strategische personeelsplanning toe te passen en jong talent te scouten op ICT-events.
In 2017 hebben we veel aandacht gegeven aan de ontwikkeling van de competenties van onze medewerkers. De regieorganisatie is hierbij geen doel op zichzelf. Het gaat over de ontwikkeling van competenties die nu en in de toekomst nodig zijn. Daar waar we regie willen voeren en minder eigen uitvoering doen begeleiden we onze medewerkers naar deze nieuwe rol. Middels stages, BBL overeenkomsten, aanwezigheid op open dagen, samenwerking met Fontys en TUe geven we jonge mensen talent een kijkje in de gemeentelijke ICT wereld waardoor we ook een interessante werkgever worden voor jong talent dat op de arbeidsmarkt komt.
aanbieden van stage en BBL-leerplekken.
In het schooljaar 2016-2017 hebben 191 stagiaires van MBO- en HBO-niveau een stageplaats bekleed; bij MVS-Sport waren er dat 112. Naast deze reguliere stageplaatsen wordt er gebruik gemaakt van de mogelijkheid van een snuffelstage. Gemeentebreed waren er 7 BBL-ers actief. Voor wat betreft de taalstages zijn binnen het SD een aantal Eindhovense vergunningshouders uitgenodigd om met verschillende colleges een dagdeel mee te lopen.
modernisering van ons werkgeverschap, door onder meer strategische en levensfase bewuste personeelsplanning, verjonging van de organisatie en inzet van technologie.
De regeling Generatiepact is aangeboden aan medewerkers van 62 jaar en ouder, zodat ruimte ontstaat voor het versneld aannemen van jongere medewerkers. We hebben het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers geprofessionaliseerd, zodat nieuwe medewerkers zich welkom voelen en snel en effectief aan de slag kunnen. Voor aantallen zie het Sociaal Jaarverslag.
deelname aan traineeship De Toekomst van Brabant met 13 Traineeplaatsen.
24 Trainees (12 op jaarbasis) hebben het trainee-programma gevolgd onder de regie van "De toekomst van Brabant".
jong talent aan te trekken in de vorm van onder meer het BRAM-concept en het superhelden-programma.
In 2017 is met vijf jonge talenten invulling gegeven aan het Superhelden- en Brammersprogramma, waarbij flexibele inzet binnen de gemeente en bij andere overheden hoofddoel is.
het opleidingsaanbod verder te ontwikkelen, door o.a. een netwerk te bouwen van formele en informele leiders in de organisatie, nieuwe leervormen, in company webtrainingen, trainingen heldere taal, samenspraak trainingen en presentatietrainingen.
De opleidingswijzer ten behoeve van eerste half jaar 2018 is vastgesteld. In de digitale leeromgeving ligt de focus op online leren, maar bestaan ook nog steeds de mogelijkheden in de klassikale omgeving. Tevens is er de mogelijkheid tot blended leren (zowel online als klassikaal).
		Technology Building. We willen actief aan de slag met de mogelijkheden die de technologie ons biedt, door:

verdergaande standaardisering en flexibilisering van de ICT infrastructuur om een breder aanbod van ICT dienstverlening aan derden mogelijk te maken (integratie server, storage en netwerkcomponenten).
In 2017 hebben we een nieuw gestandaardiseerd verwerkingsplatform geïmplementeerd voor opslag en verwerking. De netwerkaanbesteding loopt, er is een dual datacenter ingericht op de High Tech Campus, er zijn al ruim 40 VRI's vervangen en het glasvezelnetwerk is uitgebreid waardoor we steeds meer zaken eenvoudig kunnen aansluiten etc. Flexibilisering en het bieden van een continue, veilige oplossing heeft verder in elk project de aandacht.
implementatie van aanvullende ICT beveiligingsmaatregelen in lijn met Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) en houden van de jaarlijkse audit privacybeleid.
In 2017 is een GAP analyse uitgevoerd en zijn de te nemen beveiligingsmaatregelen geprioriteerd, welke in 2018 procesmatig ontworpen en geïmplementeerd worden door de chief information security officer (CISO).
het realiseren van Cloudbeleid en Software as a Service (Saas)-oplossingen.
In 2017 is het gemeentelijk cloudbeleid vastgesteld. In 2017 zijn een aantal SAAS oplossingen aangeschaft en geïmplementeerd.
het realiseren van de eerste versie van een big data platform (INTELL).
We zijn begonnen met het architectuurontwerp voor een big data platform.
ontwikkeling naar Datagedreven HR: data over personeel en organisatie vertalen naar daarop gebaseerde informatie en beleid.
Een stagiair heeft middels de methodiek van HR-analytics het proces 'inwerken nieuwe medewerkers' nader geanalyseerd. Dit als eerste aanzet om aan HR-analytics verder structureel invulling te geven.
doorontwikkeling van de in 2016 ingerichte digitale leeromgeving als tool voor organisatie-, team-, en individuele ontwikkeling: vanaf eind 2016 hebben alle medewerkers 24/7 toegang tot digitaal leeraanbod.
De opleidingswijzer ten behoeve van eerste half jaar 2018 is vastgesteld. In de digitale leeromgeving ligt de focus op online leren, maar bestaan ook nog steeds de mogelijkheden in de klassikale omgeving. Tevens is er de mogelijkheid tot blended leren (zowel online als klassikaal).
onze medewerkers te trainen in digitale vaardigheden.
In 2017 hebben de voorbereidingen en de implementatie plaatsgevonden, zodat de Digitale Leeromgeving begin 2018 beschikbaar zal komen.
		Community Building. We willen echt met partners samenwerking:
via het programma “Graag Gedaan” de dienstverlening zo te verbeteren dat we de vriendelijkste gemeente van Nederland worden.
In 2017 is de focus op de dienstverlening verstevigd door de ‘van buiten naar binnen benadering’ door te zetten door middel van de inzet van klantreizen. In totaal zijn er vijftien klantreizen. In 2017 zijn zes klantreizen doorlopen en daarmee de behoeften vanuit de inwoner/ondernemer in kaart gebracht. De implementatie van deze wensen is deels volbracht en een deel loopt door in 2018. Het bevragen van de inwoners is een continue proces en vraagt een constante focus naar buiten door in gesprek te gaan én te blijven met de inwoner/ondernemer. De output van de klantreizen is de content van MijnApp en zal door dit continue proces steeds verder ontwikkeld worden.
gemeentelijke gebouwen open te stellen voor ontmoeting en samenwerking, onder meer door de visie op catering te realiseren en door experimenten zoals Meet@cityhall.
De visie op catering wordt conform planning opgesteld. Het initiatief Meet@Cityhall heeft in 2017 geen gevolg gekregen, dit vanwege de aanstaande aanpassingen in de stadhuislaagbouw en omdat de initiatiefnemers niet de benodigde financiering hebben kunnen realiseren.
onze presentatie online (webpresence) te vernieuwen en beter, gemakkelijker en relevanter te maken voor bezoekers.
In juli 2017 is de compleet vernieuwde website www.eindhoven.nl live gegaan. Een website die de vraag van de bezoeker centraal stelt en dus niet de informatie die wij als gemeente willen zenden. We hebben ruim een jaar lang gemonitord naar wat voor een type informatie een bezoeker op www.eindhoven.nl zoekt. We hebben de site voor live-gang door diverse doelgroepen laten testen. Op basis van deze info is de nieuwe site ontwikkeld. De inwonersenquête geeft aan dat 48% de website duidelijker en overzichtelijker vindt dan de oude website en dat de info sneller wordt gevonden. 38% ziet weinig verschil of weet niet of ze de nieuwe website beter vinden. 10% geeft aan nog steeds moeite te hebben om de info te vinden. Kortom, de huidige site is een stap vooruit, maar er zijn nog voldoende verbeterpunten.
digitale) samenwerkingsvoorzieningen te realiseren om interne communicatie, kennisdeling en samenwerking te faciliteren.
Naast verbetering van onze externe website (zie punt hiervoor) zijn we ook bezig met de doorontwikkeling van het intranet (vervanging PINO).
medewerkers te trainen helder te communiceren en te participeren in digitale en sociale platforms.
Er zijn 58 trainingen Heldere taal basis en 12 trainingen Heldere taal dossier schrijven gevolgd.
multidisciplinaire teams te vormen met de gebruikers van onze bedrijfsvoering in de business voor een betere en snellere afstemming en samenwerking.
In het Sociaal Domein zijn multidisciplinaire teams gevormd. Op de begane grond van Marcado (gebouw Sociaal Domein) vindt deze samenwerking veelal plaats.
actief bij te dragen aan een lokaal en landelijk CIO platform.
De gemeente is lid en draagt actief bij aan de dialoog en samenwerking in lokale en landelijke CIO samenwerkingsplatforms.
deel te nemen aan collectiveringsinitiatieven met andere gemeenten (onder meer ICT-Coöperatie, landelijke inkoopinitiatieven).
De gemeente is mede oprichter en lid van de ICT coöperatie Beware, draagt actief bij aan gezamenlijke landelijke inkoopinitiatieven van VNG/KINg en zoekt de samenwerking met andere gemeenten waar zinvol en mogelijk.
(informele)netwerken zichtbaar te maken via events en social media .
Er zijn verschillende prestentaties gegeven in het land, onder andere over onze ICT-coöperatie Beware.
concept “Flying trainees & Flying colleagues” intensiever te benutten en te verkennen of dit verbonden kan worden aan gelijksoortige initiatieven in de stad, zoals bv de Impulsgroep Eindhoven.
De eerste lichting trainees 2017 heeft 3 en de tweede lichting trainees 2017 5 opdrachten uitgevoerd; totaal 8 opdrachten in 2017. Het verbinden aan gelijksoortige initiatieven in de stad heeft geen prioriteit gehad in 2017.
		Performance Building. We willen prestaties leveren met impact in de stad, door:
redesign van de P&C cyclus.
Het proces 'maandelijks analyseren' is opgezet, zodat gedurende het jaar een actueel beeld beschikbaar is van de financiële situatie van de gemeente Eindhoven. Daarnaast is de aanbesteding van het planning en control informatiesysteem (LIAS) afgerond en heeft verdere implementatie plaatsgevonden.
designdenken en andere vernieuwende werkwijzen zoals scrummen, gaming, hackatons en fast track in de organisatie gemeengoed maken.
Er is een inventarisatie gedaan naar alle vernieuwende werkwijzen en daarbij is gekeken naar de juiste implementatievoorwaarden per werkwijze. Een tweede designer is aangenomen speciaal verantwoordelijk voor het trainen in designdenken.
opgavegericht werken en -sturen in te richten en scherper te prioriteren op alle niveaus.
Via de programmeertafels (gemeentebrede strategische tafel en de tactische tafels in de domeinen) wordt opgavegericht werken vorm gegeven samen met het Ruimtelijk Domein, het Sociaal Domein en het Veiligheidsdomein. De sector Economie en Cultuur is ook vertegenwoordigd aan deze tafels.
zo min mogelijk Eindhovense regels te hanteren en gebruik te maken van landelijke kaders (onder meer landelijke cao, geen eigen inkoopregels die strenger zijn dan landelijke rechtmatigheidsregels).
In 2017 is een nieuwe CAO tot stand gekomen. De uitgangspunten van deze CAO sluiten aan bij de ingezette lijn van uniformering van arbeidsvoorwaarden (wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren). Hiermee wordt geanticipeerd op de civiele CAO die voor gemeente ambtenaren zal gaan gelden vanaf 2020. Ten aanzien van de inkoopregels is de kaderstelling voor rechtmatig inkopen geactualiseerd door middel van een vernieuwd inkoop- en aanbestedingsbeleid, geënt op wet- en regelgeving en maatschappelijke doelen van de gemeente.
verbeteren inkoopfunctie in 2,5 jaar t.b.v. rechtmatigheid, doelmatigheid en innovatief inkopen d.m.v. herdefinitie inkoopverantwoordelijkheid, verbeteren inkoopprocessen, stuurinformatie, contractadministratie, contractmanagement en beheer(+inhuur)
Gedurende het jaar 2017 is het lead buyer concept verder geïmplementeerd in de organisatie. Daarnaast is heeft er een de verdere professionalisering van de inkoopafdeling plaatsgevonden gestart dit zal in 2018 verder worden gecontinueerd. Door een start te maken met de implementatie van invoering van het IOS systeem worden de inkoopprocessen vereenvoudigd.
voortzetten deelname aan Vensters voor bedrijfsvoering om onze kwaliteit te verbeteren en overheadkosten terug te brengen (uitgedrukt in kosten/inwoner).
Deelname aan Vensters voor Bedrijfsvoering (VVB) is in 2017 gecontinueerd. Met VVB vindt vergelijking van de prestaties met andere (deelnemende) gemeentes plaats en wordt bijgedragen aan de verbeterstappen naar efficiëntere en effectieve bedrijfsvoering en dienstverlening. In december heeft er een overleg plaatsgevonden met de commissie Analyse Begroting en Verantwoording (ABV) over de KPI's voor bedrijfsvoering. Op basis van de paragraaf bedrijfsvoering begroting 2018 en de Venters voor bedrijfsvoering (die jaarlijks worden opgeleverd) zijn vervolgens KPI's gepresenteerd.
woordvoering, beleids- en projectcommunicatie in te zetten voor al onze prioritaire maatschappelijke opgaven.
Alle projecten (bijvoorbeeld in het sociaal- en ruimtelijk domein of op het gebied van economie en veiligheid) met impact in de stad of daarbuiten zijn communicatief begeleid. Aan de hand van een communicatie-aanpak vindt interactie met doelgroepen en andere stakeholders plaats. Dat gebeurt bijvoorbeeld via de media, onze eigen gemeentelijke kanalen, nieuwsbrieven/wijkinfo's, persoonlijke brieven, bewonersavonden, brainstorm- en klankbordsessies et cetera.
realtime presentatie van heldere managementinformatie.
Via Cognos (informatiesysteem) worden deels realtime koppelingen gelegd met de onderliggende systemen, zoals het financieel systeem (Decade). Op dit gebied moeten nog grote stappen gezet worden. Onder andere op het gebied van personele informatie. Daarnaast is de 'Buurtmonitor' verder ontsloten (hoewel deze informatie niet realtime is, geeft de buurtmonitor een veelheid aan informatie welke bij beleidsvorming kan worden betrokken).
doorontwikkeling van ons ICT planningsinstrumentarium om strategische ontwikkelingen te vertalen naar heldere resultaten.
ICT ontwikkelingen worden in samenspraak met sectoren en domeinen geprioriteerd aan de strategische bedrijfsvoeringstafel. Vervolgens worden deze uitgewerkt in projectopdrachten en werkplannen. Tactische prioritering en uitwerking in concrete planningen vindt plaats in afstemming tussen sector, CIO en I&B. In 2017 zijn we gestart met een domeingerichte aanpak De uitvoeringscapaciteit van I&B is verdeeld over de domeinen. Binnen deze verdeelde capaciteit heeft het domein maximaal invloed op de uitvoeringsplanning.
permanente verbetering van onze processen en onze organisatie.
De kernprocessen van de sector P&O zijn uitgewerkt en beschreven. Daarnaast is het programma De Basis op Orde gestart met onder meer het in kaart brengen van het processenhuis. Prioriteit is gegeven aan de processen in het Sociaal Domein en daarnaast is veel aandacht besteed aan de inkoopprocessen en informatiebeveiliging.
nieuwe ICT oplossingen op een agile manier met partners en medewerkers te ontwikkelen.
We ontwikkelen in het Sociaal Domein met een scrumteam op een agile wijze nieuwe ICT oplossingen, zoals een nieuw subsidiesysteem. Deze nieuwe manier van werken heeft ons veel geleerd en ook veel tijd gekost. Voor de digitale dienstverlening ontwikkelen we op deze wijze een nieuwe mobiele app.
releasematig wijzigingen in de ICT-infrastructuur en software te implementeren waardoor minder storingen ontstaan.
Door een programmatische aanpak geven we vorm en inhoud aan de continuïteitsvraagstukken op de korte, midden lange en lange termijn. In 2017 implementeren we wijzigingen in de ICT infrastructuur en software middels periodieke releases. Deze worden op basis van afstemming met de sectoren geprioriteerd en in samenhang getest waardoor de beschikbaar van onze ICT voorzieningen zoveel mogelijk wordt gegarandeerd. Daarnaast zijn we bezig met de tijdige vervanging van onze hardware om daarmee de continuïteit te waarborgen.
kennis te maken met individuele ontwikkel- en prestatiesturing.
Op diverse plekken zijn met pilots geëxperimenteerd.

Bedrijfsvoering

Rekenkameronderzoeken

Jaar	Titel onderzoek	Aanbieding	Stand van zaken
2017	Duurzaamheid, de next step	Het rekenkamerrapport is op 20 september aan de raad aangeboden.	Tijdens de bespreking in de commissie over het rekenkameronderzoek zijn toezeggingen gedaan door de wethouder. Over deze toezeggingen verschijnt binnenkort een collegebrief. Toezeggingen gingen onder andere over acties richting aardgasloze verwarming, samenwerking met provincie en andere partijen en aanvragen regelvrije zones.
2017	Condities voor co-creaties	Het rapport Condities voor co-creatie is in maart 2017 aan de raad aangeboden.	In mei 2017 heeft de raad een amendement aangenomen inzake het in samenspraak nader uitwerken van de raadsaanbevelingen.
2016	Evaluatie WIJeindhoven, wat WIJzer?	De Eindhovense Rekenkamercommissie heeft het rapport Evaluatie WIJeindhoven, wat WIJzer? in de gemeenteraadsvergadering van 8 november 2016 aangeboden aan de gemeenteraad.	In lijn met de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport hebben we aan de hand van maatschappelijke doelen de indicatoren in de begroting 2017 aangepast. In 2017 is de informatievoorziening stapsgewijs verbeterd en dat zien we ook terug in de kwartaalrapportages van de stichting aan de gemeente. In de Uitvoeringsovereenkomst 2018 tussen de gemeente en Stichting zijn afspraken gemaakt waarbij de prestaties van de Stichting nadrukkelijker in het perspectief van de maatschappelijke doelstellingen staat. Vanuit het tellen en vertellen principe wordt naast de kwantitatieve onderzoeken, ook middels kwalitatieve interviews en praktijkvoorbeelden informatie verstrekt door de Stichting aan de gemeente.
2016	Informatieveiligheid en privacy in het sociaal domein, een open deur?	De Eindhovense Rekenkamercommissie heeft het rapport Informatieveiligheid en privacy, een open deur? in de gemeenteraadsvergadering van 5 april 2016 aangeboden aan de gemeenteraad.	In 2017 is het algemene informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd met deelbeleid voor cloud, mobiele apparaten en wachtwoorden. Daarnaast is een zogenaamde Gap-analyse uitgevoerd om in beeld te brengen waar we staan in relatie tot de Baseline Informatieveiligheid gemeenten (BIG). In 2017 is de werving van een fulltime CISO-functionaris succesvol afgerond. Waar dit wettelijk noodzakelijk is, worden bij nieuwe systemen PIA’s uitgevoerd, zoals nu onder andere voor de snelbalie in het sociaal domein.
2015	Rekenkamer040 onder de loep	Het rapport "Rekenkamer040 onder de loep" is in de raadsvergadering van 12 mei 2015 aangeboden aan de gemeenteraad.	Het Raadsbesluit Evaluatierapport “Rekenkamer040 onder de loep” vraagt het college te rapporteren over de implementatie van raadsbesluiten naar aanleiding van de rekenkameraanbevelingen in de P&C cyclus. De rekenkamercommissie vindt de rapportage over de voortgang van de implementatie van raadsbesluiten summier en louter procesmatig. De rekenkamer vraagt 2x per jaar onderwerpsuggesties bij fracties. Daarnaast bespreekt de rekenkamer plenair met fracties mogelijke nieuwe onderwerpen.
2015	Quickscan kostentoerekening Ijssportcentrum (kostentoerekening)	De quickscan is aangeboden in de commissie MO van 23 juni 2015 en toegelicht.	Middels presentatie in de commissie in 2015 is dit rekenkameronderzoek afgewikkeld.
2015	Van muren naar buren (buurtontmoeting)	De Eindhovense Rekenkamercommissie heeft het rapport 'Van muren naar buren' in de gemeenteraadsvergadering van 22 september 2015 aangeboden aan de gemeenteraad.
2014	Vervolgonderzoek rekenkamer vastgoed (implementatie aanbevelingen Vastgoed: Eigen huis op orde-2013)	De rekenkamercommissie heeft de korte vervolgrapportage aangeboden in de gemeenteraadsvergadering van 25 november 2014. rapport van het vervolgonderzoek Vastgoed.	Vastgoed is van groot belang voor de gemeente Eindhoven. In Eindhoven heeft de rekenkamer in haar vervolgonderzoek in 2014 geconcludeerd dat de informatiepositie rondom vastgoed verbeterd is, maar continu aandacht blijft vragen. Om de verdere verbetering kracht bij te zetten is een Taskforce Vastgoed ingesteld. De sector MVS heeft voor deze verbeterslag twee ontwikkelplannen doorlopen. Om de voortgang te kunnen monitoren, zijn door VBIC quick scans uitgevoerd. Daarbij is het behalen van de mijlpalen in het ontwikkelplan 2.0 van MVS in het algemeen als voldoende aangemerkt. Een beperkt aantal verbeteracties waren tijdens de controle nog niet volgens planning afgerond. Gelet op het vele werk in de implementatiefase om het gehele ontwikkelplan te realiseren, is november 2017 een uitgebreide 'final' audit uitgevoerd. Hierbij is niet alleen gekeken naar het realiseren van de resterende verbeterpunten uit het ontwikkelplan, maar ook getoetst of de geïmplementeerde beheersmaatregelen nog steeds functioneren. Het auditrapport constateert dat de afgelopen jaren aanzienlijke inspanningen zijn geleverd om de basis op orde te brengen. Nog slechts vier actiepunten waren niet akkoord. Deze fase vraagt dus nog enkele inspanningen (onder andere afrekenen en inregelen van servicekosten, taxaties van de risicovolle objecten ten behoeve van de opstalverzekering, verder verbeteren registraties in Planon) om vervolgens over te kunnen gaan naar een fase om de basis op orde te kunnen gaan houden. Het aandachtspunt inzake het tweede rekenkamerrapport kan als inhoudelijk afgerond worden beschouwd; blijvende aandacht voor het op orde houden van de basis wordt meegenomen in separate trajecten, waaronder het Meerjarenperspectief Vastgoed (MPV).
2014	Verbonden Partijen samen sterker? (Verbonden Partijen)	De Eindhovense rekenkamer heeft het onderzoeksrapport ‘Verbonden Partijen: Samen sterker?’ in de gemeenteraadsvergadering van 23 september 2014 aangeboden.	In januari 2017 is een raadsinformatiebrief opgesteld met betrekking tot de wijze van uitwerking van de diverse aanbevelingen uit het rekenkamer rapport. Dit naar aanleiding van het collegedossier hieromtrent van eind 2016. Daarnaast is in 2017 het bestaande beleidskader Verbonden Partijen geëvalueerd en geactualiseerd. Dit heeft geleid tot een gewijzigde nota Op afstand verbonden, die in het eerste kwartaal 2018 ter besluitvorming aan college en raad zal worden aangeboden.